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Meldungen 2016: Was Arbeitgeber wissen müssen

Jahresmeldung 2015

Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch bis zum 15.2. des folgenden Jahres zu erstatten. Der späteste Abgabetermin der Jahresmeldungen für 2015 ist demnach der 15.2.2016. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte sind ebenfalls Jahresmeldungen zu erstatten.

Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in die Jahresmeldung maximal ein Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung einzutragen. 

Eine Jahresmeldung entfällt, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12.2015 in den Unterbrechungszeitraum fällt. Außerdem ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen, wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis ohnehin zum 31.12.2015 eine Sonstige Meldung, z. B. wegen Änderung der Beitragsgruppe, erstattet wurde.

Entkopplung der Angaben zur Unfallversicherung

Da die Daten für die Prüfung der Beiträge zur Unfallversicherung durch die Betriebsprüfung der Rentenversicherungsträger seit dem 1.1.2016 in einer gesonderten Jahresmeldung zu übermitteln sind, entfallen bei allen Entgeltmeldungen, die seit dem 1.1.2016 zu erstatten sind, die Angaben zur Unfallversicherung. Dies gilt auch für die Jahresmeldungen. Da es sich um eine sogenannte Stichtagsregelung handelt, betrifft das auch Korrekturen für Vorjahre, wenn diese nach dem 31.12.2015 erfolgen.

Einmalzahlungen und Märzklausel

Eine in der Zeit vom 1.1. bis zum 31.3. gewährte Einmalzahlung ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zuzuordnen, wenn sie zusammen mit dem sonstigen für das laufende Kalenderjahr festgestellten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze übersteigt (Märzklausel). 

Bis Ende 2015 konnte die Einmalzahlung zusammen mit dem beitragspflichtigen Entgelt des Vorjahres in der Jahresmeldung gemeldet werden, sofern die Einmalzahlung dem Vorjahr zuzuordnen war und die Jahresmeldung noch nicht abgegeben wurde. Mit einer Änderung der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) hat der Gesetzgeber nunmehr klargestellt, dass eine Einmalzahlung, die dem Vorjahr zuzuordnen ist, seit dem 1.1.2016 ausschließlich mit einer gesonderten Meldung (Abgabegrund 54) zu melden ist. 

ergaben bei möglicherweise parallelen Abfrage- und Erstmeldungen mit abweichenden Angaben. 

Derzeit konzipiert die Deutsche Rentenversicherung in Zusammenarbeit mit den übrigen Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ein entsprechendes Abfrageverfahren, das sich an das bereits im ELENA-Verfahren praktizierte Verfahren orientieren soll. Ziel ist es, das Verfahren bis zum 1.7.2016 umzusetzen. 

Beispiel
Einmalzahlung Januar 2016                                 3.000 Euro 
Laufendes Arbeitsentgelt Januar 2016                 4.000 Euro 

Durch die Zusammenrechnung von laufend und einmalig gezahltem Arbeitsentgelt wird die Beitragsbemessungsgrenze in allen Versicherungszweigen überschritten. Die Einmalzahlung ist dem letzten Abrechnungszeitraum in 2015 zuzuordnen. 

Recht bis 31.12.2015
Die Einmalzahlung ist mit der Jahresmeldung für 2015 zu melden, sofern diese noch nicht übermittelt wurde. 

Recht seit 01.01.2016
Die Einmalzahlung ist als Sondermeldung mit dem Abgabegrund „54" zu melden.

Neue Jahresmeldung zur Unfallversicherung

Mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz wurde das Verfahren zur Übermittlung personenbezogener unfallversicherungsrelevanter Daten zum Zwecke der Betriebsprüfung zum 1.1.2016 angepasst. Hierbei wurde – im Zusammenhang mit der insgesamt schlechten Struktur des bisherigen Verfahrens – die Ankoppelung der Unfallversicherungsdaten an die originäre Entgeltmeldung aufgegeben. Stattdessen sind die notwendigen Daten für jeden im Vorjahr in der Unfallversicherung versicherten Beschäftigten seit dem 1.1. 2016 ausschließlich in einer besonderen Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) – mit dem neuen Abgabegrund (GD) „92" – zu melden.  

Die UV-Jahresmeldung ist jeweils bis zum 16.2. des Folgejahres – also erstmalig bis zum 16.2.2016 für das Kalenderjahr 2015 – zusätzlich zu den Entgeltmeldungen zu erstatten. 

Obwohl Meldungen für bereits gemeldete Zeiträume grundsätzlich unzulässig sind, ist nach den Festlegungen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den im Februar 2016 abzugebenden UV-Jahresmeldungen für das Jahr 2015 das gesamte beitragspflichtige Arbeitsentgelt zur Unfallversicherung anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn das Entgelt bereits in voller Höhe (durch eine Abmeldung) oder teilweise (z. B. durch eine Unterbrechungsmeldung) gemeldet wurde. 

Für das Kalenderjahr 2015 ist insoweit für jeden Arbeitnehmer, der an mindestens einem Tag ein unfallversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis ausgeübt hat, eine UV-Jahresmeldung zu erstatten.  

In der UV-Jahresmeldung sind alle in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte eines Versicherten – bezogen auf das jeweilige Kalenderjahr – zusammenzuführen. Unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum ist als Meldezeitraum stets „1.1." bis „31.12." des Kalenderjahres der Unfallversicherungspflicht anzugeben. 

Abweichend hiervon ist eine UV-Jahresmeldung in Fällen der Insolvenz oder der vollständigen Einstellung des Unternehmens und der damit verbundenen dauerhaften Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben. 

Lohnnachweis für die Unfallversicherung

Mit der Entkopplung der Unfallversicherungsdaten in den SV-Meldungen wurde auch das Verfahren zur Erstellung des maschinellen Lohnnachweises durch die Deutsche Rentenversicherung aufgegeben. Zur Berechnung der Umlagebeiträge zur Unfallversicherung haben Arbeitgeber die summarischen Jahresarbeitsentgelte, bezogen auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, ab 2017 mit einem elektronischen Lohnnachweis unmittelbar an die Annahmestelle der Unfallversicherungsträger zu melden. 

Geprägt von den schlechten Erfahrungen des bisherigen maschinellen Lohnnachweises soll der neue maschinelle Lohnnachweis erst ab dem 1.1.2019 für die Beitragsbescheide 2018 zur Beitragsberechnung herangezogen werden. Bis dahin gibt es eine „Erprobungsphase". Während dieser Zeit bleibt der Papier-Lohnnachweis alleinige Berechnungsgrundlage. 

Zur Steigerung der Datenqualität wird zusätzlich ein gesetzlich normierter Stammdatendienst bei der DeutschenGesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) eingeführt. 

Für den automatisierten Abgleich mit der Stammdatendatei ist zukünftig eine Anzeige zur Abgabe des elektronischen Lohnnachweises erforderlich, mit der die Stammdaten abgefragt werden. Diese Anzeige erfolgt elektronisch und enthält insbesondere den zuständigen Unfallversicherungsträger, seine Mitgliedsnummer und das Identifikationskennzeichen. 

Daraufhin werden dem Unternehmer für den elektronischen Lohnnachweis die entsprechenden Stammdaten mit Gültigkeiten durch elektronische Datenübertragung zur Verfügung gestellt. 

Versicherungsnummer- Abfrageverfahren

Mit der Modifizierung des § 28a Abs. 3a SGB IV hat der Gesetzgeber die Rechtsgrundlage dafür geschaffen, dass Arbeitgeber und die Zahlstellen jetzt die Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) abfragen können, sofern keine Versicherungsnummer des Beschäftigten oder Versorgungsempfängers vorliegt. 

Bei einer Abfrage übermittelt die DSRV dem Arbeitgeber oder der Zahlstelle zukünftig die Versicherungsnummer oder den Hinweis, dass die Vergabe der Versicherungsnummer mit der Anmeldung erfolgt. 

Sofern noch keine Versicherungsnummer vorliegt, ist von den Arbeitgebern eine Meldung ohne Versicherungsnummer, aber mit den für die Vergabe notwendigen Daten (Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort und Geschlecht) abzugeben. Dies ermöglicht dem Arbeitgeber eine fristgerechte Erstmeldung und vermeidet Doppelnummernvergaben bei möglicherweise parallelen Abfrage- und Erstmeldungen mit abweichenden Angaben. 

Derzeit konzipiert die Deutsche Rentenversicherung in Zusammenarbeit mit den übrigen Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ein entsprechendes Abfrageverfahren, das sich an das bereits im ELENA-Verfahren praktizierte Verfahren orientieren soll. Ziel ist es, das Verfahren bis zum 1.7.2016 umzusetzen. 

AAG: Elektronische Rückmeldung bei Abweichungen 

Seit dem 1.1.2016 teilen die Krankenkassen den Arbeitgebern Abweichungen zwischen dem von ihnen festgestellten Erstattungsbetrag und dem ursprünglich beantragten Erstattungsbetrag maschinell mit. 

Diese Rückmeldungen erfolgen mit dem Datensatz Rückmeldung AAG (DSRA) und dem Datenbaustein Rückmeldung AAG (DBRA). Darüber hinaus wird dem Arbeitgeber (mit dem Datenbaustein Ansprechpartner – DBAP) der zuständige Ansprechpartner bei der Krankenkasse mitgeteilt. 

Eine maschinelle Rückmeldung erfolgt im Übrigen nur, sofern ein abweichender Betrag festgestellt wird. Ist der Antrag vollständig abzulehnen, erfolgt weiterhin eine bilaterale Abstimmung zwischen der Krankenkasse und dem Arbeitgeber außerhalb des maschinellen Verfahrens. 

Für den Arbeitgeber ist es wichtig zu erfahren, warum die Krankenkasse zu einem anderen Ergebnis kommt. Daher sind in dem vorgesehenen Verfahren zahlreiche Abweichungsgründe enthalten, die die Krankenkasse bei der Rückmeldung auswählen kann. Diese spiegeln die in der Praxis häufigsten Gründe für eine anteilige Erstattung wider. 

Abweichungsgründe können beispielsweise ein nicht korrekter Erstattungssatz oder das Abweichen des Erstattungszeitraumes vom Beschäftigungszeitraum sein. Möglich ist auch, dass die U1-Erstattung über der RV-BBG oder für den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit beantragt wurde, obwohl der Arbeitnehmer an diesem Tag noch gearbeitet hat. Auch sind Kürzungen wegen des Bezuges einer Entgeltersatzleistung möglich. Darüber hinaus wird es aber Fallkonstellationen geben, die nicht unter die auswählbaren Abweichungsgründe fallen. Hierfür sieht der Rückmeldedatensatz das Kennzeichen „Sonstige" vor.