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Reisekostenreform 2014: Die Änderungen im Überblick

Das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ vom 20. Februar 2013 führt seit dem 1. Januar 2014 zu vielfältigen Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Neuregelungen.

Neudefinition der regelmäßigen Arbeitsstätte

Der Begriff der „Arbeitsstätte“ ist von großer Bedeutung für das Reisekostenrecht und entscheidet über den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug oder auch über die steuerfreien Erstattungen des Arbeitgebers. Bisher sprach man von der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Künftig geht es in der Reisekostenabrechnung jedoch um die „erste Tätigkeitsstätte”.

Die „erste Tätigkeitsstätte” ist in den meisten Fällen das eigene Unternehmen. Sie kann aber auch eine Auslandsniederlassung sein, in der man mehrere Jahre verweilen wird.

Die Fahrt zur „ersten Tätigkeitsstätte” wird mit der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale – § 9 Abs. 4 EStG) abrechnet. Ist man hingegen regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig, darf man die hierdurch verursachten Fahrtkosten künftig komplett über die Kilometerpauschale (also die gesamte gefahrene Strecke) abrechnen.

Der neu eingeführte Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte” wirkt sich auch steuerlich aus.

Der „geldwerte Vorteil”, den ein Dienstwagen bedeutet, wird anders bewertet. Steuerlich ins Gewicht fällt zukünftig lediglich die einfache Fahrt, die man zur „ersten Tätigkeitsstätte” unternimmt. Sämtliche anderen Strecken, die man zurücklegt, sind steuerfrei gestellt, da sie als geschäftlich bedingte Fahrten gewertet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Während einer Auswärtstätigkeit – also beispielsweise auf einer Dienstreise – steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hängt davon ab, wie lange eine Auswärtstätigkeit dauert.

Bis 31. Dezember 2013

Dauer der Abwesenheit Pauschalbetrag
Ab 8 Stunden 6,00 Euro
Ab 14 Stunden 12,00 Euro
24 Stunden 24,00 Euro

Bis 01. Januar 2014

Dauer der Abwesenheit Pauschalbetrag
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 12,00 Euro
24 Stunden 24,00 Euro
An- und Abreisetage einer Dienstreise, die sich über mehrere Tage erstreckt jeweils 12,00 Euro


Übernachtungskosten bei Dienstreisen und doppelter Haushaltsführung

Bei längeren geschäftlichen Reisen können Übernachtungskosten wie z.B. Hotelkosten oder Mietkosten einer Wohnung nur noch bis zu einer Dauer von vier Jahren (48 Monaten) uneingeschränkt als Werbungskosten berücksichtigt werden. Dann gelten die neuen Regelungen der doppelten Haushaltsführung.

Danach können Arbeitnehmer, die am auswärtigen Einsatzort eine Zweitwohnung unterhalten, künftig die tatsächlichen Mietkosten nur noch bis zu einer Höhe von 1.000,00 Euro als Werbungskosten absetzen. Eine Begrenzung der Fläche auf 60 qm entfällt. Ein Nachweis über die ortsüblichen Vergleichsmieten muss nicht mehr erbracht werden.

Das ist einerseits positiv für den Arbeitgeber, da er weniger bürokratischen Aufwand hat. Andererseits ist es negativ für den Arbeitnehmer, der seit Jahresbeginn keine höheren Kosten mehr für Miete als die genannten 1.000,00 Euro geltend machen kann.

Mahlzeitengestellung

Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit wurde in der Vergangenheit - und dem Grunde nach auch weiterhin – mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Dieser liegt in diesem Jahr für ein Frühstück bei 1,63 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen bei je 3,00 Euro.

Als „üblich“ gilt seit Jahresbeginn eine Mahlzeit (inkl. Getränke), deren Preis 60,00 Euro brutto nicht übersteigt (bis Ende 2013: 40,00 Euro).

Neu ist: Steht dem Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit im Inland zusätzlich zu den vom Arbeitgeber bezahlten Mahlzeiten eine Verpflegungspauschale zu, wird nicht mehr der Sachbezugswert angesetzt. Stattdessen wird der Pauschbetrag von 24,00 Euro für Verpflegungsmehraufwendungen um einen festgelegten Satz gekürzt: Für ein Frühstück werden 20 Prozent abgezogen (4,80 Euro), für ein Mittag- und Abendessen 40 Prozent (9,60 Euro). Die Kürzung entfällt insoweit, als der Arbeitnehmer für die Verpflegung ein Entgelt zu zahlen hat.

Der Arbeitgeber muss einen geldwerten Vorteil nicht versteuern, wenn der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Damit entfällt die aufwändige Erfassung und Aufzeichnung der Mahlzeiten für Zwecke der Besteuerung.

Zusätzlich hat der Arbeitgeber jetzt die Möglichkeit, unentgeltlich oder verbilligt gewährte Mahlzeiten bis zu 60,00 Euro anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, deren Besteuerung nicht unterbleiben kann (z.B. weil die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit nicht erreicht wird), mit 25 % pauschal zu besteuern.