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Beitragsabrechnung: Vereinfachung für Arbeitgeber geplant

Unnötige Bürokratie bremst die wirtschaftliche Betätigung aller Firmen, belastet aber überproportional die rund 3,6 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland. Das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz soll hier Abhilfe schaffen – u.a. mit einer Vereinfachung der Beitragsabrechnung.

Wesentliche Inhalte des Gesetzentwurfs

Der Gesetzentwurf enthält eine Reihe von Maßnahmen, die kleine und mittlere Unternehmen, Verwaltung sowie Bürgerinnen und Bürger von Bürokratiekosten entlasten sollen – u.a.:

  • Bezifferung der Beiträge zur Sozialversicherung in den Fällen, in denen der tatsächliche Wert für den laufenden Monat noch nicht bekannt ist, auf Grundlage des tatsächlichen Wertes des Vormonats,
  • Anhebung der Pauschalierungsgrenzen für Rechnungen über Kleinbeträge, der Grenzbeträge zur Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung und der Kleinunternehmergrenze für die Umsatzsteuer,
  • Verkürzung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen,
  • Anpassungen der Handwerksordnung, u.a. um der fortschreitenden Digitalisierung im Handwerk zusätzlichen Schub zu verleihen,
  • Vereinbarung eines Verfahrens für eine sichere, beleglose Übermittlung aller erforderlicher Unterlagen für die Abrechnung von Pflegedienstleistungen,
  • Bereitstellung von Leistungsinformationen zur Verwendung auf Bundes-, Länder- und Kommunalportalen durch eine Änderung des E-Government-Gesetzes.

Bisherige Regelung zur Beitragsabrechnung

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird und nach dem die Beiträge zu bemessen sind, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Bei der Schätzung der voraussichtlichen Beitragshöhe ist die tatsächliche Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum unter Berücksichtigung der Änderungen der Beschäftigtenanzahl, der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden im laufenden Entgeltabrechnungszeitraum sowie der einschlägigen Entgeltermittlungsgrundlagen und Beitragssätze zu Grunde zu legen. Die Parameter, nach denen die voraussichtliche Beitragshöhe ermittelt wurde, sind nachprüfbar zu dokumentieren.

Arbeitgeber können jedoch aus Gründen der Vereinfachung den Gesamtsozialversicherungsbeitrag in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats zahlen, wenn sich regelmäßig Änderungen der Beitragsberechnung durch Mitarbeiterwechsel oder Zahlung variabler Entgeltbestandteile ergeben. Von diesen regelmäßigen Änderungen ist nur dann auszugehen, wenn sie – über die aktuelle Entgeltabrechnung hinaus – bereits in den beiden letzten Entgeltabrechnungen vorlagen. Ein verbleibender Restbetrag ist wiederum zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Auf Einmalzahlungen findet die Vereinfachungsregelung keine Anwendung. Die Berücksichtigung der Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum ist daher auf die Beiträge für laufendes Arbeitsentgelt zu beschränken. Die Beiträge für die im laufenden Entgeltabrechnungszeitraum zu gewährenden Einmalzahlungen sind hingegen im Wege der Schätzung in voraussichtlicher Höhe zu zahlen.

Geplante Vereinfachung

Nach dem Entwurf des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes ist die Vereinfachungsregelung künftig an keinerlei Voraussetzungen mehr geknüpft, sie gilt für alle Arbeitgeber. Mit der Neuregelung will der Gesetzgeber die Erkenntnisse aus einer Untersuchung des Statistischen Bundesamtes im Auftrag des Nationalen Normenkontrollrates umsetzen.

Die Untersuchung hatte ergeben, dass die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld die Arbeitgeber erheblich belastet. Durch die geplante Neuregelung würde die von der Wirtschaft seit Jahren geforderte Entlastung vom Bürokratieaufwand durch die derzeitige Fälligkeitsregelung für die Beiträge zur Sozialversicherung ohne eine Veränderung des Beitragsniveaus erreicht.

Grundregel bei der Fälligkeit soll bleiben, dass die Beiträge in voraussichtlicher Höhe am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig sind. Aus diesem Grund können Arbeitgeber, die erstmals Beiträge zu zahlen haben, die Vereinfachungsregelung nicht anwenden. Denn in diesen Fällen gibt es keine Beitragsschuld des Vormonats, auf die zur Ermittlung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld im laufenden Monat zurückgegriffen werden könnte. Anderenfalls würde die Fälligkeit für den ersten Monat um einen Monat hinausgeschoben.

Das gleiche gilt für Fälle, in denen für einen Monat keine Beiträge zu zahlen sind, weil beispielsweise alle Beschäftigten krank sind und Krankengeld erhalten. Im darauffolgenden Monat muss die voraussichtliche Beitragsschuld geschätzt werden.

Die Fälligkeit der Beitragszahlung für Einmalzahlungen bleibt unverändert. Die Änderungen sollen zum 1. Januar 2017 in Kraft treten.

Quelle: u.a. Summa Summarum 3/2016