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Wis­sen für Pro­fis

​Extras für Mitarbeiter: Gutes tun und dabei sparen

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern eine ganze Reihe an Vergünstigungen zukommen lassen und dabei gleichzeitig Steuern und Beiträge sparen. Das klingt verlockend – und klappt, wenn man sich an bestimmte Spielregeln hält.

Der Grundsatz ist einfach: Arbeitnehmer werden gegen Entgelt beschäftigt. Dieses Entgelt muss prinzipiell versteuert werden und ist damit auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Doch bestimmte Arten von Zuwendungen, die der Arbeitgeber „oben drauf" gewährt, sind lohnsteuerfrei oder können pauschal versteuert werden. Da die Beitragspflicht der Steuerpflicht folgt, müssen für diese Zuwendungen in der Regel auch keine Beiträge entrichtet werden.

Job-Tickets und Fahrtkostenzuschüsse

Seit dem 01.01.2019 können Job-Tickets und Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln wieder steuerfrei geleistet werden. Voraussetzung ist, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden – eine Gehaltsumwandlung ist also nicht vorgesehen.

Dienstfahrräder und Fahrzeuge

Seit Jahresbeginn ist das Dienstfahrrad steuerfrei. Damit wird begünstigt, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Fahrrad überlässt, das dieser privat und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Familienheimfahrten unentgeltlich oder verbilligt nutzen kann.

Raum für steuerfreie Leistungen gibt es auch bei E-Autos im Besitz von Mitarbeitern. Hierfür können Arbeitgeber eine Ladestation bereitstellen und den Strom zur Aufladung der Batterien steuerfrei an ihre Beschäftigten abeben.

Gesundheitsförderung

Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung sind bis zu einem Betrag von 500 Euro pro Jahr steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Konkret geht es dabei um gesundheitsförderliche Maßnahmen in Betrieben, die die vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) festgelegten Kriterien erfüllen. Hinzu kommen Maßnahmen zur verhaltensbedingten Prävention, die über den GKV-Spitzenverband zertifiziert sind. Dazu gehören zum Beispiel Gesundheitskurse. Der Freibetrag gilt pro Arbeitnehmer und Jahr. Sofern mehr Geld investiert wird, ist nur der entsprechende Überschuss steuerpflichtig.

Computer, Tablets und Smartphones

Eigentlich eine schöne Sache, wären da heutzutage nicht datenschutzrechtliche Bedenken oder die Angst vor Hackern sowie Viren: Die Überlassung eines betrieblichen Datenverarbeitungsgeräts (Note-book, Smartphone etc.) zur betrieblichen wie auch zur privaten Nutzung durch den Arbeitnehmer ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Wie das Verhältnis von dienstlicher zu privater Nutzung hierbei ausfällt, ist unerheblich. Entscheidend ist, dass das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Anders sieht es aus, wenn die Geräte übereignet werden. Dann stellt der ortsübliche Preis des Geräts steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar, kann jedoch sozialversicherungsfrei bleiben, wenn er mit 25 Prozent vom Arbeitgeber pauschal versteuert wird.

Sachbezüge

Bis zu 44 Euro pro Monat können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern in Form von Sachleistungen zusätzlich zum Lohn steuerfrei zuwenden. Dazu zählt es auch, wenn der Arbeitgeber etwa die Mitgliedschaft im Fitnessclub spendiert oder Gutscheine ausgibt, zum Beispiel für Benzin. Es darf sich nur nicht um Bargeld oder Gleichwertiges handeln. Und daher sollten etwa Gutscheine so angelegt sein, dass eine Auszahlung von Bargeld ausgeschlossen ist. Hier bieten sich zum Beispiel elektronische Gutscheine an, auf denen der Restwert gespeichert wird. Wichtig ist auch, dass die monatliche Summe 44 Euro inklusive Mehrwertsteuer nicht übersteigt. Denn da es sich um eine Freigrenze handelt, würde andernfalls die komplette Summe steuerpflichtig.
Es ist nicht möglich, die monatliche Freigrenze (oder Teile davon) auf das Jahr oder mehrere Monate umzulegen, etwa um einmal jährlich einen höherwertigen Sachbezug steuerfrei zu gewähren. Gewährt jemand also etwa einen Sachbezug von 30 Euro, können die restlichen 14 Euro, die noch bis zur Freigrenze bleiben, nur im gleichen Monat genutzt werden. Im nächsten Monat gilt erneut nur die Grenze von 44 Euro.

Geschenke

Gibt es einen Anlass für Geschenke und liegt der Wert derartiger Sachzuwendungen (z.B. eine Flasche Sekt oder ein Strauß Blumen) nicht über 60 Euro, sind sie geringfügig und können daher steuerfrei bleiben. Auch hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, die nicht überschritten werden darf. Wichtig ist, dass die Geschenke dem Arbeitnehmer oder auch seinen Angehörigen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses gewährt werden. Diese können im Arbeitsumfeld (Geburtstag, Beförderung, Jubiläum etc.) oder auch im privaten Bereich (Verlobung, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Taufe etc.) liegen. Aber: Geschenke zu Weihnachten oder Ostern werden nicht aufgrund eines persönlichen Ereignisses gemacht und zählen entsprechend nicht dazu.

Interessant: Gibt es mehrmals jährlich Anlass zum Feiern, muss der Arbeitgeber beim nächsten oder übernächsten Mal nicht mit leeren Händen kommen. Der Grund: Die Freigrenze ist anlassbezogen und kann somit auch mehrmals im Jahr ausgenutzt werden.

Betriebsfeiern

Für Betriebsfeiern gibt es zweimal im Jahr einen Freibetrag von 110 Euro. Wird dieser überschritten, muss nur der übersteigende Teil versteuert werden. Dabei wird aber alles eingerechnet, also grund-sätzlich auch die Geschenke, die anlässlich von Betriebsfeiern ausgegeben werden.

Kostenlose Snacks und Getränke

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Getränke oder Genussmittel zur Verfügung stellen, ohne dass diese Leistungen zum Arbeitslohn gehören. Steuern- und Sozialabgaben fallen somit nicht an – und es gibt keine Obergrenze. Dementsprechend gehören vielerorts kostenloser Kaffee, Tee und Wasser sowie Obst oder auch Süßes zu den Vergünstigungen, an denen die Mitarbeiter frei bedienen können.

Dasselbe gilt auch für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, zum Beispiel bei einer besonderen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, ausgibt. Wichtig ist nur, dass es im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs geschieht. Hierbei sollte allerdings etwas auf die Kosten geachtet werden; so ist pro Person maximal ein Gegenwert von 60 Euro erlaubt.

Mahlzeiten und Essensgutscheine

Mahlzeiten, die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt an seine Arbeitnehmer abgibt, gelten als lohnsteuerpflichtiger Sachbezug. Dafür sind im Jahr 2019 die Sachbezugswerte von jeweils 3,30 Euro für Mittag- und Abendessen sowie 1,77 Euro für das Frühstück maßgeblich. Diese Sachbezüge sind zwar steuerpflichtig, können aber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Dann schlagen sie beim Mitarbeiter steuerlich nicht zu Buche. Die Pauschalierung löst außerdem Beitragsfreiheit in der Sozial-versicherung aus.

Essensmarken oder Restaurantschecks, die außerhalb des Betriebs eingelöst werden, können eben-falls mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Vorteilhaft: Der tatsächliche Gegenwert darf höher sein. Konkret können so bis zu 3,10 Euro pro Mahlzeit auf den jeweiligen Sachbezugswert aufgeschlagen werden. Ein Gutschein für Mittagessen in Höhe von 6,40 Euro wird damit steuerlich nur mit 3,30 Euro, also dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt. Allerdings darf der Zuschuss zur Ver-pflegung nur an Arbeitstagen ausgegeben werden, an denen der Mitarbeiter tatsächlich anwesend ist. Krankheits- und Urlaubstage müssen ausgenommen und protokolliert werden. Daher empfiehlt es sich, maximal 15 Essensgutscheine pro Monat und Mitarbeiter auszugeben – dann entfällt die Nachweispflicht.

Kinderbetreuung

Der Arbeitgeber kann sich steuerfrei an der Unterbringung nicht schulpflichtiger Kinder beteiligen. Dies schließt die Unterkunft, aber auch Verpflegung und Betreuung jeweils in Kindergärten oder vergleich-baren Einrichtungen mit ein. Allerdings muss diese Beteiligung zusätzlich zum Arbeitsentgelt erfolgen. Eine entsprechende Umwandlung von Beträgen, auf die ein Rechtsanspruch besteht, wird – wie in anderen Fällen auch – nicht gefördert.

Wer die Beiträge tatsächlich zahlt, also etwa auch der woanders beschäftigte Ehepartner, spielt keine Rolle. Es kommt nur darauf an, dass die Leistungen des Arbeitgebers zweckentsprechend verwendet werden. Der Beleg über die tatsächlich entstandenen Kosten gehört als Nachweis zum Lohnkonto des Mitarbeiters.

Doch auch andere können profitieren. So bleiben die Beträge lohnsteuerfrei, die an ein Dienstleis-tungsunternehmen gehen, das den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen berät oder hierfür Betreuungspersonen vermittelt. Zusätzlich können bis zu einem Freibetrag von 600 Euro die Kosten für die kurzfristige Betreuung von bis zu 14-jährigen Kindern (oder solchen, die sich aufgrund von Behinderungen nicht selbst unterhalten können) steuerfrei übernommen werden. Gleiches gilt bei pflegebedürftigen Angehörigen. Wichtig: Die Betreuung muss aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig sein.