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Wis­sen für Pro­fis

Privat genutzte Dienstwagen

Können Arbeitnehmer dienstliche PKW auch privat nutzen, so müssen dafür Steuern und Beiträge gezahlt werden. Was insoweit als Nutzungsvorteil gilt, wird entweder pauschal oder anhand der tatsächlichen Nutzung ermittelt. Rund um die hier maßgeblichen Regelungen gibt es eine Reihe aktueller Besonderheiten.

Eines vorweg: Fahrtenbuch oder pauschale Bewertung – in der Sozialversicherung sind die so ermittelten und zu versteuernden geldwerten Vorteile als Sachbezug beitragspflichtig.

Nutzungsentgelt mindert Nutzungswert

Wie sieht es aus, wenn der Arbeitnehmer an den Kosten beteiligt wird, also ein Nutzungsentgelt für das privat genutzte dienstliche Fahrzeug entrichten muss? Hierzu hat der Bundesfinanzhof (BFH) im Jahr 2016 in zwei Urteilen entschieden, dass ein vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber gezahltes Nutzungsentgelt den vom Arbeitnehmer zu versteuernden Nutzungswert mindert. Das lässt sich aber nicht unendlich treiben, denn ein den Nutzungswert übersteigender Betrag – so die Richter – führt weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.

Ganz neu in diesen Urteilen: Der BFH erkennt nun die Minderung beim Nutzungswert auch dann an, wenn pauschal, also nach der Ein-Prozent-Regelung, abgerechnet wird – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer legt diesen Aufwand dar und weist ihn nach (BFH – AZ: VI R 49/14 und VI R 2/15). Wie das genau geht, hat die Finanzverwaltung im Jahr 2018 erläutert.

Ein Nutzungsentgelt muss aufgrund einer Verpflichtung (z. B. gem. Arbeitsvertrag) für die außerdienstliche Nutzung z. B. an den Arbeitgeber entrichtet werden. Dieses Entgelt mindert den Nutzungswert. Es kann sich dabei um

  • einen pauschalen Betrag (z. B. Monatspauschale),
  • einen an den gefahrenen Kilometern ausgerichteten Betrag (Kilometerpauschale) oder
  • die Übernahme der Leasingraten handeln.

Wird pauschal abgerechnet, kommt als Nutzungsentgelt außerdem die vollständige oder teilweise Übernahme individueller Kraftfahrzeugkosten (z. B. Treibstoff oder Reparaturkosten) durch den Arbeitnehmer in Frage. Diese können auch zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden. Auch kann es sich zunächst um pauschale Abschlagszahlungen handeln, die später nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden.

Fahrten von und zur ersten Tätigkeitsstelle

In die pauschale Bewertung der privaten KFZ-Nutzung fließen auch die Wege von und zur Arbeit ein. Grundsätzlich ist die Ermittlung des Zuschlags kalendermonatlich mit 0,03 % des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorzunehmen.

Wird das Fahrzeug nur für solche Fahrten überlassen, ist diese Regelung sogar unabhängig von der Ein-Prozent-Regelung selbstständig anzuwenden. Aber: Ein Nutzungsausfall, etwa durch Urlaub oder Krankheit, ist im Nutzungswert pauschal berücksichtigt, mindert diesen also nicht extra. Daher gibt es alternativ noch die Möglichkeit zur Einzelbewertung nach der 0,002-Prozent-Regel. Bei dieser werden nur die tatsächlichen Fahrten bewertet. Neu in diesem Zusammenhang ist, dass Arbeitnehmer ab 2019 einen Anspruch auf diese Einzelbewertung haben. Bisher konnte sich der Arbeitgeber im eigenen Ermessen dagegen entscheiden und generell die 0,03-Prozent-Regel anwenden.

Wählt der Arbeitnehmer die Einzelbewertung, muss er gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Jeder Arbeitstag kann dabei nur einmal zählen; zudem erfolgt bei der Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten (keine monatliche Begrenzung auf 15 Tage).

Beispiel

Januar bis Juni jeweils 12 Tage 72 Tage
Juli bis November jeweils 21 Tage 105 Tage
= 177 Tage
Dezember 10 Tage (180-177 Tage=) 3 Tage
Bewertung
Januar bis Juni jeweils 12 Fahrten x 0,002 % 0,024 %
Juli bis November jeweils 21 Fahrten x 0,002 % 0,042 %
Dezember 3 Fahrten x 0,002 % 0,006 %

Mehrere Wohnungen

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, so ist grundsätzlich diejenige maßgeblich, die der Tätigkeitsstätte am nächsten liegt. Wird das Fahrzeug für Fahrten zu weiter entfernten Wohnungen genutzt, ist zusätzlich ein pauschaler Nutzungswert nach der 0,002-Prozent- Regel anzusetzen. Maßgeblich sind dafür die Kilometer, die diese Strecke die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung übersteigt.

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Zudem müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden. Zeichnet das elektronische Fahrtenbuch alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel auf, so ist es ausreichend, die dienstlichen Fahrten innerhalb von sieben Tagen in einem Webportal zu erfassen. Der Rest ist dann automatisch Privatfahrt.