Betriebsprüfung: euBP ab 2027 für alle Arbeitgebenden verpflichtend

Was ändert sich zu 2027?

Bereits seit 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für Entgeltdaten grundsätzlich verpflichtend, seit 2025 gilt das auch für Daten aus der Finanzbuchhaltung. Viele Arbeitgebende haben bislang von einer Übergangsregelung Gebrauch gemacht und ihre Unterlagen wie gewohnt – etwa als PDF – eingereicht. Diese Möglichkeit ist nun zeitlich begrenzt.

Ab dem 01.01.2027 entfällt diese Übergangsregelung vollständig. Rechtsgrundlage ist § 28p Abs. 6a SGB IV in Verbindung mit den Vorgaben zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Konkret bedeutet das: Alle prüfungsrelevanten Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung müssen ab diesem Zeitpunkt strukturiert, elektronisch und maschinenlesbar bereitgestellt werden – aus einem systemgeprüften Abrechnungsprogramm heraus.

Wer ist betroffen – und gibt es Ausnahmen?

Die Neuregelung betrifft alle Arbeitgebenden in Deutschland, die sozialversicherungspflichtig Beschäftigte haben und damit der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle – auch kleine Betriebe sind eingeschlossen.

Eine allgemeine Ausnahmeregelung existiert nicht. Auch ein Wechsel des Abrechnungsprogramms oder des Dienstleisters befreit nicht von der Pflicht: Bereits seit dem 01.01.2025 müssen betroffene Arbeitgebende die euBP-Daten in einem solchen Fall für die nächste Prüfung übermitteln.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Auch wenn der Stichtag 2027 noch etwas entfernt scheint, lohnt sich frühzeitige Vorbereitung:

• Bestehende Befreiung prüfen: Wer aktuell noch von der Übergangsregelung profitiert, sollte den Ablauf zum 31.12.2026 im Blick behalten.
• Abrechnungssoftware checken: Stellen Sie sicher, dass Ihr Entgeltabrechnungsprogramm systemgeprüft ist und euBP-konforme Daten erzeugen kann.
• Prozesse mit Steuerberatung/Lohnbüro abstimmen: Gerade bei ausgelagerter Lohnbuchhaltung sollte frühzeitig geklärt werden, wie die elektronische Datenübermittlung sichergestellt wird.
• Unterlagen strukturieren: Prüfungsrelevante Daten sollten schon jetzt zentral und in elektronischer Form vorgehalten werden, um im Prüfungsfall keinen Mehraufwand zu haben.

Weitere allgemeine Informationen hier: Betriebsprüfung: Ablauf und Folgen daraus