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Entgelt­unter­lagen: Alles zur digitalen Pflicht ab 2027

Ab dem 01.01.2027 gelten für Unternehmen in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen: Dokumente aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen künftig verpflichtend digital archiviert werden.
Ab dem 01.01.2027 gelten für Unternehmen in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen: Dokumente aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen künftig verpflichtend digital archiviert werden.
Was sind Entgeltunterlagen? Was ändert sich? Welche Unterlagen müssen digitalisiert werden? Anforderungen und Sicherheit FAQ

Was sind Entgelt­unter­lagen?

Unter Entgeltunterlagen versteht man alle Dokumente und Aufzeichnungen, die für die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen sowie für die Durchführung von Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung notwendig sind. Die Entgeltunterlagen bilden die Grundlage dafür, die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung für Ihre Beschäftigten korrekt zu ermitteln.

Man unterscheidet dabei im Wesentlichen 2 Kategorien:

  • Klassische Entgeltabrechnungen: Hierzu zählen die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Beitragsabrechnungen für jeden Abrechnungszeitraum.
  • Begleitende Entgeltunterlagen: Dies sind ergänzende Dokumente, die bestimmte Beitragsbesonderheiten der Beschäftigten belegen.

Was ändert sich zum Januar 2027?

Bisher konnten sich Arbeitgebende auf Antrag von der elektronischen Führung der Unterlagen befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet jedoch endgültig am 31.12.2026. Für Sie bedeutet das: Ab 2027 wird die digitale Form zur Pflicht, um Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung effizienter zu gestalten und den Verwaltungsaufwand langfristig zu senken.

Die neue Regelung basiert auf der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Während Papierakten zunehmend an Bedeutung verlieren, müssen Unternehmen zukünftig sämtliche entgeltrelevanten Dokumente elektronisch speichern und jederzeit prüfbar bereitstellen können. Die verpflichtende digitale Entgeltakte markiert damit einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer vollständig digitalen Personalverwaltung.

Wichtig für Sie: Diese Pflicht gilt nur für Unterlagen und Vorgänge, die ab dem 1. Januar 2027 neu entstehen; eine rückwirkende Digitalisierung älterer Akten ist nicht erforderlich.

Welche Unter­lagen müssen digita­lisiert werden?

Die Verpflichtung zur Digitalisierung umfasst nicht nur die klassische Entgeltabrechnung, sondern insbesondere auch die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen. Dazu zählen unter anderem:

  • Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht (z. B. bei Minijobs)
  • Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudent*innen
  • Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder zum Verzicht auf die Versicherungsfreiheit
  • Erklärungen von Beschäftigten (z. B. zur Inanspruchnahme von Pflegezeit oder zum Auszahlungsverzicht)

Wie sieht eine GoBD-konforme digitale Archi­vierung aus?

Damit Ihre digitale Personalverwaltung nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher ist, müssen bei der Speicherung bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Maßgeblich sind hier die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese stellen sicher, dass alle Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist vor Manipulation geschützt und für Prüfzwecke jederzeit auswertbar bleiben.

Anforderungen an Datei­formate und Benennungs­konventionen

Für eine automatisierte Prüfung Ihrer digitalen Entgeltunterlagen ist es wichtig, dass die Dateien in bestimmten Formaten vorliegen und klar benannt sind.

  • Zulässige Formate: PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF
  • Struktur: Jedes Dokument muss als separate Datei gespeichert werden; das Zusammenfassen mehrerer Unterlagen in einer Datei ist unzulässig
  • Sprechende Dateinamen: Der Name muss Rückschlüsse auf die Art des Dokuments, die Person und den Zeitraum zulassen (z. B. „immatrikulationsbescheinigung-mustermann-WS2026.pdf“)
  • Wichtig: Der Dateiname darf max. 64 Zeichen lang sein und keine Leerzeichen, Umlaute (ä, ö, ü), „ß“ oder Sonderzeichen enthalten

Revisions­sicherheit: Schutz vor nach­träglicher Mani­pulation

Elektronische Unterlagen müssen so archiviert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis (z. B. Befreiungsanträge) haben Sie 3 Möglichkeiten:

1. Die oder der Beschäftigte nutzt eine qualifizierte elektronische Signatur.

2. Sie scannen das Papieroriginal und versehen es mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Unternehmens – danach kann das Papier vernichtet werden.

3. Sie speichern einen Scan ohne Signatur, müssen dann aber das Original-Papierdokument zusätzlich aufbewahren.

FAQ zur Digitali­sierung der Entgelt­unter­lagen

Für Unterlagen vor dem 01.01.2027 besteht keine rückwirkende Digitalisierungspflicht. Sie müssen jedoch weiterhin bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in ihrer ursprünglichen Form (Papier oder digital) verfügbar sein.

Die Unterlagen müssen in einem unveränderbaren Format (idealerweise PDF/A) gespeichert werden. Die Benennung und Strukturierung muss den "Gemeinsamen Grundsätzen" der Sozialversicherungsträger entsprechen, um bei einer Betriebsprüfung maschinell auswertbar zu sein.

Wenn das Scannen den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) entspricht, kann das Papierdokument vernichtet werden, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht) dagegen sprechen.

Ja, die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen gilt für alle Arbeitgebenden, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Anzahl der Beschäftigten.

Bei einer Betriebsprüfung kann die fehlende oder nicht ordnungsgemäße digitale Verfügbarkeit der Unterlagen zu Schätzungen durch die Rentenversicherung führen, was oft mit hohen Nachzahlungen an Sozialversicherungsbeiträgen verbunden ist.

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