Unbedenklich­keits­bescheini­gung beantragen

Unbedenklichkeits­bescheinigung der Einzugsstelle

Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung der Einzugsstelle erbringt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber den offiziellen Nachweis seiner Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit hinsichtlich der ihm obliegenden Beitragszahlungspflichten.

Die Einzugsstelle dokumentiert mit der Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung, dass bei ihr ein entsprechendes Arbeitgeberkonto geführt wird, für wie viele versicherungspflichtige Arbeitnehmer*innen sie aktuell den Beitrag einzieht und ob die oder der Arbeitgebende der Pflicht zur Beitragsabführung ordnungsgemäß nachkommt.

Sie dient Auftraggeber*innen als Beleg Ihrer finanziellen Zuverlässigkeit und wird insbesondere im Rahmen von Ausschreibungen oder bei der Beauftragung von Subunternehmen gefordert.

Es gibt 2 Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die über das elektronische Verfahren ausgestellt werden können:

• Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung setzt voraus, dass die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber seine Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten rechtzeitig und vollständig gegenüber der Einzugsstelle erfüllt hat. Hierfür sind die dem Ausstellungszeitpunkt vorangegangenen 6 Monate maßgebend.

• Die einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung wird ausgestellt, wenn aktuell zwar keine Beitragsrückstände bestehen, aber die Beitragsnachweis- oder -zahlungspflichten in der Vergangenheit unregelmäßig erfüllt worden sind.

Wofür benötigen Unternehmen eine UB?

Viele Auftraggeber*innen verlangen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (UB), wenn sie sicherstellen wollen, dass Vertragspartner*innen ihre Sozialversicherungsbeiträge korrekt entrichten. Besonders relevant ist dies in Branchen, in denen Subunternehmer*innen oder Werkverträge üblich sind, etwa:

• Baugewerbe
• Transport- und Logistikbranche
• Montage- und Handwerksbetriebe
• Sicherheits- und Reinigungsdienstleistungen
• Öffentliche Aufträge

Eine gesetzliche Pflicht für alle Branchen existiert zwar nicht. In der Praxis wird die UB jedoch häufig vorausgesetzt, um das Risiko von Beitragsausfällen oder Scheinselbstständigkeit zu reduzieren. Für öffentliche Ausschreibungen und größere Vertragsverhältnisse ist die Vorlage in vielen Fällen obligatorisch.

Wie beantragen Unternehmen die UB?

Arbeitgeber*innen können die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung digital über das SV-Meldeportal oder ihr Entgeltabrechnungsprogramm beantragen.

• Entgeltabrechnungsprogramm: Geeignet, wenn Ihr System das Zusatzmodul 37 unterstützt; die Beantragung erfolgt direkt aus der Abrechnungssoftware.
• SV-Meldeportal: Geeignet für Arbeitgeber*innen ohne entsprechende Software oder bei gelegentlichen Anträgen; keine Installation erforderlich, benutzerfreundliche Ausfüllhilfe

Was ist das Zusatzmodul 37?

Das Zusatzmodul 37 ist das technische Modul, das die elektronische UB-Beantragung ermöglicht. Es wird direkt durch Ihren Software-Anbieter bereitgestellt. Wenn Ihr Entgeltabrechnungsprogramm dieses Modul nicht unterstützt, bleibt Ihnen das SV-Meldeportal. Alternativ besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit die Unbedenklichkeitsbescheinigung telefonisch oder schriftlich anzufordern.

Unbedenk­lichkeitsbe­scheinigung regelmäßig erhalten

Eine festgeschriebene Gültigkeitsdauer der Unbedenklichkeits­bescheinigung gibt es nicht, jedoch wird die UB üblicherweise für etwa 3 Monate akzeptiert. Für Unternehmen, die regelmäßig gültige Bescheinigungen benötigen, empfiehlt sich ein Abonnentenmodell. Es stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährige Ausstellung der Bescheinigungen zur Auswahl.

Wie wird ein UB-Abo beantragt?

Das Abonnement beantragen Sie – genau wie eine einzelne Unbedenklichkeitsbescheinigung – über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal. Notwendig sind insbesondere:

• Ihre Betriebsnummer(n)
• Der gewünschte Turnus (monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich)
• Das Startdatum des Abos
• Optional: Ausstellung in englischer Sprache

Nach Aktivierung erhalten Sie die UB automatisch im gewünschten Rhythmus, ohne jedes Mal einen neuen Antrag stellen zu müssen.

Wie wird ein UB-Abo widerrufen?

Der Widerruf erfolgt ebenfalls elektronisch über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Dazu übermitteln Sie einen Datensatz mit dem Kennzeichen „Widerruf_Abo“. Ab diesem Zeitpunkt endet die automatische Erstellung. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung gewünscht wird, muss ein neuer elektronischer Antrag gestellt werden.

Abo für einzelne Betriebsnummern abschließen

Ab Juli 2026 können Unbedenklichkeitsbescheinigungen auch für einzelne Betriebsnummern bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass alle beitrags- und meldepflichtigen Verpflichtungen für das Gesamtunternehmen erfüllt wurden und die Einzugsstelle die betreffenden Beschäftigungsbetriebe eindeutig zuordnen kann.

Neue Ablehnungsgründe und Rückmeldungen ab Juli 2026

Zum 01.07.2026 führen die Einzugsstellen neue Rückmeldecodes ein, die Arbeitgeber*innen präzise darüber informieren, warum eine UB nicht qualifiziert ausgestellt werden konnte. Die wichtigsten Codes sind:

• Code 1: Zahlungspflichten nicht vollständig erfüllt
• Code 3: Nachweispflichten nicht vollständig erfüllt
• Code 4: Fehlende oder nicht nachgewiesene Vollmacht

Damit erhalten Sie klare Hinweise auf fehlende Unterlagen, verspätete Meldungen oder Zahlungsrückstände und können zielgerichtet reagieren.