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Meldungen zur Sozial­versicher­ung

Alle Arbeitgeber*innen müssen für ihre versicherungspflichtigen Beschäftigten Meldungen digital an die gesetzlichen Krankenkassen und die Rentenversicherung übermitteln. Was es zu beachten gilt, haben wir hier zusammengefasst.

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Alle Arbeitgeber*innen müssen für ihre versicherungspflichtigen Beschäftigten Meldungen digital an die gesetzlichen Krankenkassen und die Rentenversicherung übermitteln. Was es zu beachten gilt, haben wir hier zusammengefasst.

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DEÜV-Meldungen Abgabegründe Beschäftigte Altersrentner*innen Tätigkeitsschlüssel Beitragsgruppenschlüssel Personengruppenschlüssel

DEÜV-Meldungen, Meldegründe und Meldefristen

In der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) wird die Durchführung des elektronischen Meldeverfahren von Arbeitgeber*innen an die Träger der Sozialversicherung geregelt.

DEÜV-Meldungen werden über zertifizierte Abrechnungsprogramme z. B. das SV-Meldeportal an die Krankenkasse übermittelt. Die Einzugsstelle für Minijobber ist die Minijob-Zentrale bei der Knappschaft-Bahn-See (KBS). Es gibt verschiedene Gründe, die eine Meldung erfordern. Diese sind wiederum an unterschiedliche Meldefristen gebunden.

Meldegründe nach der DEÜV

Für Unternehmen gibt es verschiedene Anlässe, eine Meldung zur Sozialversicherung für Beschäftigte zu erstellen. Mit einer Meldung wird mitgeteilt, welche Art der Beschäftigung ausgeübt wird, ob es Änderungen im Beschäftigungsverhältnis gibt und in welchen Sozialversicherungszweigen Versicherungspflicht oder -freiheit besteht. Eine Meldung zur Sozialversicherung enthält somit immer einen Abgabegrund, der über die Art der Mitteilung informiert.

Eine Aufstellung über die Meldegründe finden Sie in unserem Informationsportal für Arbeitgebende.

Meldefristen nach der DEÜV

Jeder Meldegrund hat eine bestimmte Meldefrist, die es zu beachten gilt. Die wichtigsten haben wir aufgelistet:

  • Anmeldung bzw. Abmeldung: Beginn und Ende einer Beschäftigung sind mit der 1. folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Beginn/Ende, zu melden.
  • Jahresmeldung: Eine Jahresmeldung ist für alle am 31.12. Beschäftigten mit der 1. folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übermitteln, spätestens bis zum 15.02. des folgenden Jahres.
  • Unterbrechungsmeldung: Wird eine versicherungspflichtige Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Arbeitsentgelt für mind. einen Kalendermonat unterbrochen, ist eine Unterbrechungsmeldung zu tätigen. Diese muss für den Zeitraum bis zum Wegfall des Entgeltanspruchs innerhalb von 2 Wochen nach Ablauf des 1. Kalendermonats erfolgen.
  • Sondermeldung: Beitragspflichtiges, einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung zu melden.

Abgabegründe für DEÜV-Meldungen und ihre Besonder­heiten

Für alle am 31.12. Beschäftigten ist bis zum 15.02. des Folgejahres eine Jahresmeldung zu erstellen (Meldegrund 50). Als Entgelt wird das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gemeldet. Das gemeldete Entgelt ist elementarer Bestandteil für die Berechnung der Rentenansprüche der Beschäftigten.

Eine Jahresmeldung ist nicht notwendig, wenn die Beschäftigung am 31.12. nicht ausgeübt und bereits vorher eine Unterbrechungsmeldung erstellt wurde oder bereits eine Änderungsmeldung zum 31.12. übermittelt wurde.

Wie sind Einmalzahlungen im Rahmen der Märzklausel zu melden?
Bislang hatten Arbeitgeber*innen für die Abgabe der Jahresmeldungen ihrer Beschäftigten bis zum 15.04. des Folgejahres Zeit. Das war praktisch – waren bis dahin meist auch die Einmalzahlungen des Zeitraums 01.01.-31.03. erfasst und eine Sondermeldung war nicht nötig.

Wenn die Einmalzahlungen rechtzeitig bekannt und ausgezahlt werden, melden Sie diese einfach bis zum 15.02. mit der Jahresmeldung.

Können Sie die Einmalzahlung nicht bis zum 15.02. des Folgejahres angeben, heißt das: Jahresmeldung korrigieren oder nachmelden. Dafür sieht die DEÜV eine Sondermeldung, mit dem Abgabegrund „54“ (Meldung eines einmalig gezahlten Arbeitsentgelts) vor. Sie ist mit der 1. folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Einmalzahlung.

Eine Unterbrechungsmeldung ist zu übermitteln, wenn die versicherungspflichtige Beschäftigung durch Wegfall des Anspruchs auf Arbeitsentgelt mind. einen vollen Kalendermonat unterbrochen ist.

Dafür gibt es 2 Meldegründe:

  • Meldegrund 51: Bezug von Kranken-, Übergangs- oder Mutterschaftsgeld
  • Meldegrund 52: Inanspruchnahme von Elternzeit

Es gibt verschiedene Anlässe für Sondermeldungen, die häufigsten sind:

  • Meldegrund 55: Meldeverfahren bei Eintritt eines Störfalls in einer Freistellungsphase
  • Meldegrund 57: Meldung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts vor Rentenbeginn nach Aufforderung der Deutschen Rentenversicherung
  • Meldegrund 57: Meldeverfahren zum Versorgungsausgleich bei Familiengerichtsfällen (Scheidung)

Wird bei Beschäftigten die Beitragsbemessungsgrenze durch Mehrfachbeschäftigung überschritten, fordert die zuständige Krankenkasse (nach Eingang der Entgeltmeldungen) maschinell Monatsmeldungen bei den Unternehmen an.

Ablauf bei Monatsmeldungen:

  • Eingang Entgeltmeldungen bei der Krankenkasse
  • Anforderung von Monatsmeldungen durch die Krankenkasse
  • Unternehmen erstellt Monatsmeldungen
  • Rückmeldung der Krankenkasse an das Unternehmen (wenn die Monatsmeldungen aller Arbeitgeber*innen vorliegen)
  • Unternehmen passt die Beitragszahlung anhand der Rückmeldungen an

Seit dem 01.01.2015 sind Monatsmeldungen nur noch nach Anforderung der Krankenkasse zu übermitteln.

Laut § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind Beschäftigte in den von Schwarzarbeit besonders betroffenen Wirtschaftsbranchen verpflichtet, einen amtlichen Ausweis mitzuführen.

Sofortmeldung an die Rentenversicherung:

Nach § 28a Abs. 4 SGB IV ist für folgende Personenkreise am Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses (spätestens am 1. Arbeitstag) eine Sofortmeldung (Meldegrund 20) an die Deutsche Rentenversicherung zu erstellen:

  • Beschäftigte im Baugewerbe
  • Beschäftigte im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Beschäftigte im Personenbeförderungsgewerbe
  • Beschäftigte im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Beschäftigte im Schaustellergewerbe
  • Beschäftigte in der Forstwirtschaft
  • Beschäftigte im Gebäudereinigungsgewerbe
  • Beschäftigte bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Beschäftigte in der Fleischwirtschaft
  • Beschäftigte im Prostitutionsgewerbe
  • Beschäftigte im Wach- und Sicherheitsgewerbe

Wichtig: Die sozialversicherungsrechtliche Anmeldung (Meldegrund 10) ist wie bisher an die Einzugsstelle (Krankenkasse) zu übermitteln.

Beschäftigte Alters­renter*innen

Zum 01.01.2017 wurde die versicherungsrechtliche Beurteilung von beschäftigten Altersrentner*innen angepasst.

Rentenversicherungsfreiheit besteht mit Beginn des Kalendermonats nach dem Erreichen der Regelaltersgrenze. Auf diese Versicherungsfreiheit kann durch eine Willenserklärung gegenüber der Firma verzichten werden. Wichtig: Besteht Rentenversicherungsfreiheit, zahlen Sie als Arbeitgeber*in trotzdem weiterhin den Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung.

Die Regelaltersgrenze können Sie einfach auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung ermitteln.

Wie läuft das mit DEÜV-Meldungen?

  • Bis zum Ende des Monats, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird: Meldungen werden mit der Personengruppe 120 rentenversicherungspflichtig gemeldet
  • Mit Beginn des Folgemonats, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird: Meldungen werden mit der Personengruppe 120 rentenversicherungsfrei gemeldet

Tätigkeits­schlüssel

Eine Meldung beinhaltet immer einen 9-stelligen Tätigkeitsschlüssel. Die ersten 5 Stellen sind für die Verschlüsselung des Berufs vorgesehen. Die weiteren Stellen haben folgende Bedeutung:

  • Den höchsten allgemeinbildenden Schulabschluss
  • Den höchsten beruflichen Ausbildungsabschluss der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers
  • Kennzeichen, ob es sich um Arbeitnehmerüberlassung handelt
  • Die Vertragsform (Vollzeit- oder Teilzeit, befristeter oder unbefristeter Arbeitsvertrag)

Die Agentur für Arbeit nutzt den Tätigkeitsschlüssel als wichtige Grundlage der Beschäftigungsstatistik. Den Tätigkeitsschlüssel ermitteln Sie ganz einfach bei der Bundesagentur für Arbeit.

Beitrags­gruppen­schlüssel

In Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV-Meldungen) ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Die Reihenfolge der Schlüssel:

  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung

Krankenversicherung Rentenversicherung Arbeitsförderung Pflegeversicherung
0 kein Beitrag 0 kein Beitrag 0 kein Beitrag 0 kein Beitrag
1 Allgemeiner Beitrag 1 Allgemeiner Beitrag 1 Allgemeiner Beitrag 1 Allgemeiner Beitrag
3 Ermäßigter Beitrag 3 Halber Beitrag 2 Halber Beitrag 2 Halber Beitrag
4 bzw. 5 Beiträge landwirtschaftliche Krankenversicherung 5 Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte
6 Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte
9 Freiwillige Krankenversicherung (Firma zahlt Beiträge)

Dies sind die häufigsten Beitragsgruppenschlüssel

Beitrags­gruppen­schlüssel Erläuterung
1111 Versicherungspflichtig Beschäftigte
9111 Freiwilliges Mitglied – Firma zahlt die Beiträge
0111 Freiwilliges Mitglied – Beschäftigte zahlen die Beiträge
0110 Privat krankenversicherte Beschäftigte
0100 Werkstudierende

Personen­gruppen­schlüssel

In Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV-Meldungen) ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Personengruppenschlüssel geben wieder, um welche Art beschäftigte Personen es sich handelt. Eine Aufstellung dazu finden Sie in unserem Informationsportal für Arbeitgebende.

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