Werkstudierende richtig beschäftigen: Was gilt?

Was ist das Werkstudenten­privileg?

Studierende, die während ihres Studiums eine Beschäftigung ausüben, die nicht als kurzfristige oder geringfügige Beschäftigung gilt, werden umgangssprachlich als Werkstudierende bezeichnet. Ihre Beschäftigung unterliegt nicht der vollen Sozialversicherungspflicht: Für sie gilt das Werkstudentenprivileg – eine Sonderregelung im deutschen Sozialversicherungsrecht.

Werkstudierende sind versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitgeber*innen können so einen erheblichen Teil der Sozialversicherungsbeiträge sparen, was die Anstellung von Werkstudierenden finanziell attraktiv macht. Studierende profitieren von einem höheren Nettoeinkommen, da von ihrem Bruttogehalt keine Beiträge für diese 3 Versicherungszweige abgezogen werden. Sie bleiben i. d. R. über die studentische Krankenversicherung oder eine Familienversicherung abgesichert.

Die einzige Ausnahme bildet die Rentenversicherung: Hier besteht für Werkstudierende eine uneingeschränkte Versicherungspflicht und die Beiträge teilen sie sich mit ihren Arbeitgeber*innen.

Entscheidend für die Anwendung des Werkstudentenprivilegs ist, ob das Studium trotz Arbeit weiterhin im Fokus steht („ordentlich Studierende“). Die Beschäftigung muss einen untergeordneten Charakter haben, was an konkreten Arbeitszeitgrenzen festgemacht wird.

Die 20-Stunden-Regel als Grundsatz

Die grundlegende Regel lautet: Werkstudierende dürfen während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 h pro Woche arbeiten. Diese Regel stellt sicher, dass das Studium weiterhin im Vordergrund steht. Wichtige Punkte, die Arbeitgeber*innen hierbei beachten müssen:

• Wöchentliche Betrachtung: Die 20-Stunden-Grenze gilt pro Woche, nicht als Monatsdurchschnitt. Werden in einer Woche 22 h und in der nächsten nur 18 h gearbeitet, ist das Werkstudentenprivileg für die 1. Woche bereits verletzt.

• Mehrere Jobs: Bei mehreren Beschäftigungen werden die Arbeitsstunden aus allen Jobs zusammengerechnet. Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, dies bei der Einstellung abzufragen.

• Geltungszeitraum: Das Werkstudentenprivileg gilt für die offizielle Vorlesungszeit der jeweiligen Hochschule oder Universität. Die genauen Daten können Arbeitgeber*innen der Immatrikulationsbescheinigung oder der Website der Hochschule entnehmen.

Die 26-Wochen-Regelung für Ausnahmen

Natürlich gibt es Phasen, in denen Studierende mehr Zeit zum Arbeiten haben, ohne ihr Studium zu vernachlässigen. Hier greift die Ausnahmeregelung, die oft als 26-Wochen-Regel bezeichnet wird: d. h. Werkstudierende dürfen mehr als 20 h pro Woche arbeiten, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Arbeit in der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien): In den offiziellen Semesterferien können Werkstudierende in Vollzeit (z. B. 40 h/Woche) arbeiten, ohne den Status zu verlieren.

• Arbeit am Wochenende, abends oder nachts: Wenn die Beschäftigung überwiegend auf Zeiten fällt, in denen typischerweise keine Vorlesungen stattfinden (z. B. ausschließlich am Wochenende oder in Nachtschichten), kann die 20-Stunden-Regel auch während der Vorlesungszeit überschritten werden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten und eine genaue Prüfung im Einzelfall ratsam.

Die entscheidende Obergrenze sind hierbei 26 Wochen: Innerhalb eines Beschäftigungsjahres (rollierende 12 Monate, nicht Kalenderjahr) darf die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden in max. 26 Wochen (oder 182 Kalendertagen) überschritten werden. Wird diese Grenze gerissen, entfällt das Werkstudentenprivileg rückwirkend ab dem Zeitpunkt der Überschreitung, und es entsteht volle Sozialversicherungspflicht.

Beispiel für die 26-Wochen-Regelung

Sie stellen eine Werkstudentin befristet vom 01.03.2026 bis 31.07.2026 mit 25 Wochenstunden ein (inkl. Wochenend- oder Nachtarbeit). Davor war sie bereits anderswo tätig:

• 01.08.2025 - 31.10.2025 mit 25 Wochenstunden
• 01.11.2025 - 31.12.2025 mit 18 Wochenstunden

Da in den 12 Monaten vom 01.08.2025 – 31.07.2026 Beschäftigungen mit mehr als 20 Wochenstunden an mehr als 182 Tagen ausgeübt wurden, besteht Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ab dem 01.03.2026.

Beschäftigungen mit mehr als 20 Wochenstunden dürfen im Laufe eines Jahres nicht mehr als 26 Wochen/182 Kalendertage ausmachen, um das Werkstudentenprivileg anwenden zu dürfen.

Was ist bei der An- und Abmeldung zu beachten?

Eine korrekte Anmeldung von Werkstudierenden bei der Sozialversicherung ist entscheidend, um spätere Nachforderungen zu vermeiden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Nachweise einfordern und prüfen:

Lassen Sie sich für jedes Semester eine gültige Immatrikulationsbescheinigung vorlegen. Diese ist der entscheidende Nachweis für den Studierendenstatus. Archivieren Sie diese sorgfältig in der Personalakte. Prüfen Sie, ob es sich um ein Vollzeitstudium handelt und ob die Studentin bzw. der Student nicht in einem Urlaubssemester ist.

2. Arbeitsvertrag gestalten:

Halten Sie die wöchentliche Arbeitszeit während der Vorlesungszeit (max. 20 h) vertraglich fest. Regeln Sie auch die Möglichkeit einer Stundenerhöhung in der vorlesungsfreien Zeit.

3. Korrekte Anmeldung bei der Sozialversicherung (DEÜV):

Bei der Meldung zur Sozialversicherung müssen Sie die richtigen Schlüssel verwenden, um den Werkstudentenstatus zu kennzeichnen:

• Personengruppenschlüssel: 106
• Beitragsgruppenschlüssel: 0100

Diese Schlüssel signalisieren den Krankenkassen und der Rentenversicherung, dass es sich um eine Beschäftigung unter dem Werkstudentenprivileg handelt und nur Rentenversicherungsbeiträge abzuführen sind.

Konsequenzen bei falscher Einstufung

Stellt die Deutsche Rentenversicherung bei einer Prüfung fest, dass die Voraussetzungen für das Werkstudentenprivileg nicht erfüllt waren, drohen empfindliche Konsequenzen. Sie müssen die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) für die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung für den gesamten Zeitraum nachzahlen.