Workation: Definition, Voraus­setz­ungen und Check­liste

Was ist eine Workation?

Der Begriff Workation beschreibt ein Arbeitsmodell, das Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation) miteinander verbindet. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten weiterhin für ihr Unternehmen und zu festen Arbeitszeiten. Sie halten sich dabei aber aus privaten Gründen und für einen begrenzten Zeitraum an einem anderen Ort auf, z. B. an einem Urlaubsort.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitnehmende den Schreibtisch im Büro einfach gegen Hängematte oder Poolbar tauschen dürfen. Eine Workation ist kein Urlaub: Während bei einem Urlaub die Erholung im Vordergrund steht, wird bei einer Workation regulär gearbeitet – nur an einem anderen Ort.

Eine Workation unterscheidet sich damit von anderen Arbeitsmodellen, wie z. B.:

• Dienstreisen/Entsendungen: Tätigkeiten in einer ausländischen Niederlassung des eigenen Unternehmens zählen nicht als Workation.
• Inlands-Reisen: Die Verbindung von Job und Freizeit innerhalb Deutschlands wird im allgemeinen Sprachgebrauch meist schlicht als mobiles Arbeiten (Homeoffice) bezeichnet.
• Work and Travel: Im Gegensatz zur Workation wird der Aufenthalt hier durch wechselnde Gelegenheitsjobs finanziert.
• Grenzpendeln: Wer regelmäßig in ein anderes Land pendelt, um dort zu arbeiten, gilt als Grenzpendler*in. Meist kehren sie täglich an ihren Wohnort zurück, mindestens aber 1x in der Woche. Für Grenzpendlerinnen und Grenzpendler gilt: Wer im Ausland arbeitet, unterliegt dort der Sozialversicherungspflicht.

Wer darf Workation machen?

Prinzipiell kommt eine Workation für alle Personen infrage, die ihre Arbeit zumindest vorübergehend von einem anderen Ort aus erledigen können. Das betrifft vor allem digitale Berufsfelder, bei denen eine Anwesenheit im Büro oder beim Kunden häufig nicht erforderlich ist – wie IT, Marketing, Consulting oder Grafikdesign.

Aber: Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Workation. Ob ein Unternehmen dieses Modell ermöglicht, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, Datenschutzanforderungen, technischen Hürden und dem allgemeinen Verwaltungsaufwand ab.

Um eine Workation sowohl für die Beschäftigten als auch für die Unternehmen planbar und sicher zu gestalten, sollten die wichtigsten Rechte und Pflichten schriftlich festgehalten werden.

Bei Aufenthalten unter 4 Wochen ist meist keine Anpassung des Arbeitsvertrags nötig, sofern vorab geklärt wurde, ob am Zielort ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Zudem müssen Arbeitnehmende die arbeitsrechtlichen Anforderungen in dem jeweiligen Urlaubsland berücksichtigen. Wer beispielsweise Workation in Frankreich macht, muss sich an die dort geltenden Vorschriften zu Arbeitszeiten, Pausen oder Mindestlöhnen halten.

Ein zentraler Aspekt ist zudem die 183-Tage-Regelung: Halten sich Arbeitnehmende länger als ein halbes Jahr im Ausland auf, entsteht in der Regel eine Lohnsteuerpflicht im jeweiligen Workation-Land.

Aufenthaltsrecht und EU-Freizügigkeit

Dank der sogenannten EU-Freizügigkeit benötigen Arbeitnehmende für eine Workation innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz weder ein Visum noch eine gesonderte Arbeitserlaubnis. Trotzdem müssen natürlich die arbeitsrechtlichen Anforderungen des jeweiligen Ziellandes beachtet werden.

Deutlich komplexer gestaltet sich die Lage hingegen bei einer Workation in Drittstaaten. Hier greift die Freizügigkeit nicht, sodass vorab geprüft werden muss, ob ein Touristenvisum für die Arbeit ausreicht oder spezielle Visa (z. B. Digital Nomad Visas) erforderlich sind. In den meisten Ländern außerhalb der EU ist das Arbeiten ohne entsprechende Genehmigung untersagt – selbst wenn die Tätigkeit rein digital aus dem Ferienhaus erfolgt.

Sozialversicher­ung und Ent­sende­bescheini­gung

Was die Sozialversicherung betrifft, so gilt bei einer Workation grundsätzlich das Beschäftigungslandprinzip. Das heißt: Sozialversicherungsbeiträge (wie Kranken- und Rentenversicherung) sind normalerweise in dem Land abzuführen, in dem die Arbeit tatsächlich verrichtet wird.

Damit Arbeitnehmende weiterhin in Deutschland versichert bleiben und nicht doppelt zahlen, gilt eine Workation rechtlich meist als Entsendung. Der Arbeitgebende übernimmt die Beurteilung, ob eine Entsendung vorliegt und kann dann – muss aber nicht – die Entsendebescheinigung beantragen.

Diese Entsendebescheinigung erfüllt im Ausland die Funktion unseres deutschen Sozialversicherungsnachweises. Das bedeutet: Legen die Beschäftigten im Ausland eine Entsendebescheinigung wie z. B. die A1-Bescheinigung vor, dokumentieren sie damit, dass sie weiterhin in Deutschland sozialversichert sind.

Liegt im Bedarfsfall keine gültige Entsendebescheinigung vor, können z. B. folgende rechtliche und finanzielle Konsequenzen entstehen.

• Es können zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge im Land der Workation anfallen.
• Vereinzelt können Bußgelder anfallen.
• Erleidet die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer einen Arbeitsunfall, kann es zu Problemen mit der zuständigen Berufsgenossenschaft kommen.

Daher empfehlen wir, dass Arbeitgebende sich rechtzeitig mit der Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung Bund in Verbindung setzen, um das elektronische Antragsverfahren einzuleiten.

Da nicht mit allen Ländern Sozialversicherungsabkommen bestehen, kann eine Workation in solch einem Land dazu führen, dass Sie in die dortige Sozialversicherung einbezogen werden. Das lässt sich nicht ändern – Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen müssten dann doppelte Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

So bekommen Sie Kranken­versicher­ungs­leistungen

In den EU-, EWR-Ländern, der Schweiz, Serbien, Montenegro und Nordmazedonien können Sie direkt mit Ihrer Europäischen Krankenversichertenkarte (EHIC) zu einer Vertragsärztin bzw. einem Vertragsarzt gehen. Sie bekommen die Leistungen so, wie es das Aufenthaltsland vorsieht.

Für die anderen Länder, mit denen ein Abkommen für die Krankenversicherung besteht (Bosnien-Herzegowina inklusive Srpska, Türkei und Tunesien) können Sie einen sogenannten Auslandskrankenschein von Ihrer Krankenkasse bekommen. Achtung! Der Schein muss vor Ort bei einer Krankenkasse in einen gültigen Anspruchsnachweis umgetauscht werden.

Daneben gibt es für gesetzlich Versicherte noch eine andere Möglichkeit – diese kommt in allen Ländern zum Tragen, auch in solchen, mit denen gar kein Sozialversicherungsabkommen besteht oder keines für die Krankenversicherung: Ihr Arbeitgeber ist für die Krankheitskosten zuständig. Das gilt für alle in Deutschland üblichen Leistungen. Das heißt, wenn Sie während der Workation eine Privatrechnung erhalten, können Sie diese zur Erstattung bei Ihrem Arbeitgebenden einreichen. Dieser erstattet Ihnen die vollen Kosten und kann von uns die deutschen Kassensätze erstattet bekommen.

Üblicherweise verbleiben Differenzen, die teilweise sehr hoch ausfallen können. Daher empfehlen wir Ihnen und Ihrem Arbeitgebenden den Abschluss einer privaten Zusatzversicherung, die nicht nur für Urlaubsaufenthalte, sondern auch für berufliche Aufenthalte gilt.

Mobile Arbeit im Ausland, Bleisure und Hush Trips

Homeoffice war gestern. Dank der fortschreitenden Digitalisierung rückt mobile Arbeit im Ausland immer mehr in den Fokus der Unternehmen - meist auf Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.

Nicht jede Kombination aus Urlaub und Arbeit im Ausland gilt automatisch als Workation. Es lassen sich verschiedene Arbeitsmodelle davon abgrenzen.

Homeoffice im Ausland

Während eine Workation auf den Zeitraum des Urlaubs begrenzt ist, z. B. wenn Arbeitnehmer’innen in den Schulferien mit der Familie in den Urlaub fahren, kann das Homeoffice im Ausland über diesen Zeitraum hinaus gehen. Wichtig: Wenn Arbeitnehmer*innen länger als 183 Tage Homeoffice im Ausland machen möchten, gilt nicht länger das deutsche Steuerrecht. Das Besteuerungsrecht geht dann auf das Ausland über und die lokale Einkommensteuer muss nach den dortigen Gesetzen und Tarifen gezahlt werden. Die Sozialversicherung kann bis zu 24 Monate bestehen bleiben. Voraussetzung ist allerdings, dass das Homeoffice im EU-Ausland, EWR-Staaten, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich stattfindet.

Bleisure-Reisen

Als Bleisure Travel bezeichnet man beruflich veranlasste Reisen (Business), die mit privaten Freizeitaktivitäten (Leisure) kombiniert werden. Ein typisches Beispiel sind Geschäftsreisende, die ihre Dienstreise um ein paar Tage direkt vor Ort verlängern. Die dabei entstehenden Mehrkosten übernehmen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst. Anders als bei einer Workation bestimmt hierbei das Unternehmen den Zielort der Reise.

Hush Trips

Wenn Arbeitnehmer*innen ohne Absprache mit dem Unternehmen aus dem Ausland arbeiten, nennt man dies einen Hush Trip. Die Bezeichnung setzt sich zusammen aus dem englischen Wort Hush (Psst) und Trip (Reise). Eine nicht abgesprochene Workation kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Vor- und Nachteile von Workations

Flexible Arbeitsmodelle werden für Bewerber und Mitarbeitende immer wichtiger. Sie können die Zufriedenheit und die Bindung an das Unternehmen stärken sowie die Kreativität fördern. Auf der anderen Seite kann eine Workation mit komplexen Regeln im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht einhergehen, die vorab geklärt werden müssen.

Einige Vorteile und Nachteile von Workations im Überblick:

Die Vorteile für Arbeitnehmer

• Steigerung der Motivation und Kreativität.
• Verbesserung der Work-Life-Balance und des Wohlbefindens (Tapetenwechsel, Klima, Lichtmangel).
• Persönliche Weiterentwicklung und kulturelle Erfahrungen.
• Stressreduktion und Burnout-Prävention.
• Flexibilität und Autonomie.

Die Vorteile für Arbeitgeber

• Attraktivität als Arbeitgeber und Mitarbeiterbindung.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.
• Förderung von Innovation und neuen Perspektiven.
• Möglichkeit zur Talentgewinnung.

Nachteile und Risiken für Arbeitnehmer

• Verschmelzung von Arbeit und Freizeit (Gefahr der Überarbeitung).
• Ergonomische Defizite am Arbeitsplatz.
• Soziale Isolation oder Neid im Team.
• Kosten für Reise und Unterkunft.
• Technische Herausforderungen (Internet, Equipment).

Herausforderungen für Arbeitgeber

• Komplexe rechtliche Rahmenbedingungen (Arbeits-, Steuer-, Sozialversicherungsrecht).
• Datenschutz und IT-Sicherheit.
• Kommunikation und Koordination im Team.
• Gerechte Behandlung aller Mitarbeiter.