Entsendung und A1-Be­scheini­gung: Was Sie beachten müssen

Grundsätzlich ist es so geregelt, dass die Sozialversicherungspflicht in dem Land eintritt, in dem jemand arbeitet. Legen die Beschäftigten im Ausland die Bescheinigung A1 vor, dokumentieren sie damit, dass sie weiterhin in Deutschland sozialversichert sind – mit der Folge, dass im Ausland keine Sozialversicherung durchgeführt werden darf.

Wichtig zu wissen: Die A1-Bescheinigung ist kein Auslandskrankenschein, mit dem die Beschäftigten im Ausland Leistungen ihrer Krankenkasse bekommen. Je nach Länge des Aufenthalts und Land ist ein Auslandskrankenschein bei der Krankenkasse anzufordern oder eine private Auslandskrankenversicherung abzuschließen.

Die Regelung mit der A1-Beschenigung hat den großen Vorteil, dass eine gleichzeitige Beitragszahlung in mehreren Mitgliedstaaten oder ein Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen nicht stattfinden muss. Das verringert die Verwaltungskosten und spart somit Geld.

Die A1-Bescheinigung muss vom Arbeitgebenden maschinell beantragt werden – entweder über ein entsprechendes Tool im Abrechnungssystem oder mit einer maschinellen Ausfüllhilfe, für die Sie sich registrieren müssen.

Bitte vergessen Sie bei der Beantragung der A1-Bescheinigung nicht die Rentenversicherungsnummer einzutragen.

Ausschlaggebend ist immer, wo die betreffende Person krankenversichert ist. Folgende Institutionen kommen in Frage:

• Die gesetzliche Krankenkasse, bei der die Person versichert ist. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige Versicherung, eine Pflicht- oder eine Familienversicherung handelt.
• Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV), wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und darüber hinaus berufsständisch versorgt ist
• Rentenversicherungsträger, wenn die erwerbstätige Person privat krankenversichert und nicht berufsständisch versorgt ist
• GKV-Spitzenverband (DVKA), für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedsstaat erwerbstätig sind und den Wohnsitz in Deutschland haben

Nach der elektronischen Antragsstellung wird ein Antragsnachweis versendet, der zur Dokumentation des Antrages dient.

Wir empfehlen, der entsendeten Person eine Kopie dieses Antragsnachweises mitzugeben.

In den meisten Fällen müssen Sie nicht für jeden einzelnen Zeitraum eine A1-Bescheinigung beantragen, es gibt eine einfachere Alternative:

Wenn Beschäftigte regelmäßig in einem anderen EU-Land, EWR-Land, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich arbeiten, handelt es sich um eine so genannte Mehrfachbeschäftigung. Regelmäßig ist die Tätigkeit, wenn sie z. B. mind. 1x je Woche oder Monat oder 5 Tage pro Quartal ausgeübt wird.

In diesen Fällen können Sie die A1-Bescheinigung für längere Zeiträume und für mehrere Länder gleichzeitig beantragen.

Aber beachten Sie: Der Antrag ist elektronisch an den GKV Spitzenverband DVKA zu stellen – nicht bei den Krankenkassen.

Wird in einen Staat entsendet, mit dem Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z. B. USA oder China) gibt es besondere Vordrucke. Diese werden grundsätzlich von der Krankenkasse ausgestellt, an die die Beiträge zur Rentenversicherung für die Beschäftigte bzw. den Beschäftigten gezahlt werden. Diese müssen derzeit noch in Papierform beantragt werden. Der maschinelle Weg ist noch nicht eingerichtet. Werden keine Rentenversicherungsbeiträge gezahlt, weil z. B. eine Befreiung vorliegt, stellt der DRV-Bund die Bescheinigung aus.

Damit Sie eine Entsendebescheinigung erhalten, müssen Sie zunächst einen Fragebogen zur Feststellung einer Entsendung in das jeweilige Land ausfüllen. Den ausgefüllten Fragenbogen schicken Sie anschließend an die Krankenkasse bzw. den DRV-Bund. Eine Übersicht über die dazugehörigen länderspezifischen Fragebögen und über alle Staaten, für die es ein solches Antrags- und Bescheinigungsverfahren gibt, finden Sie auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbands DVKA.

Neu ab 2026: Das bisherige Bescheinigungsverfahren in Papierform soll am 1. Januar 2026 durch ein vollständig digitalisiertes Verfahren abgelöst werden – so, wie Sie es schon von den A1-Anträgen kennen. Das heißt, Sie können uns den Antrag einfach elektronisch über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal übermitteln. Bitte beachten Sie: Anträge in Papierform sind dann nicht mehr gültig, das elektronische Verfahren ist verpflichtend

Die beantragte Bescheinigung erhalten Sie von uns dann ebenfalls in elektronischer Form.

Die Regelungen der Sozialversicherungsabkommen gelten nur für die Personen, die den so genannten persönlichen Geltungsbereich erfüllen – sind also abhängig von der Staatsangehörigkeit. Das betrifft auch die Regelungen für Entsendungen und Mehrfachbeschäftigungen.

Problemlos ist es immer dann, wenn Sie eine bzw. einen Beschäftigten mit EU-Staatsangehörigkeit in ein EU/EWR-Land die Schweiz oder das Vereinigte Königreich entsenden.

Ausnahmen gibt es, wenn Personen ohne eine der genannten Staatsangehörigkeiten in einem EWR-Land, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich tätig werden und sogar in einzelnen EU-Ländern wie Dänemark.

Ist der persönliche Geltungsbereich nicht erfüllt, kann keine A1-Bescheinigung beantragt oder ausgestellt werden. Für einzelne Länder gibt es Alternativen, bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie solche Konstellationen haben.

Auch für Beschäftigungen in anderen Vertragsländern ist der persönliche Geltungsbereich wichtig – wobei die meisten dieser Abkommen unabhängig der Staatsangehörigkeit gelten.

Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin mit norwegischer Staatsangehörigkeit ist in Deutschland beschäftigt und soll in die Schweiz entsandt werden.

In diesem Fall kann keine A1-Bescheinigung ausgestellt werden. Der persönliche Geltungsbereich für eine Entsendung in die Schweiz ist nur für Staatsbürger*innen der EU und Schweiz erfüllt. Da Norwegen nicht zur EU zählt, sind die persönlichen Voraussetzungen nicht erfüllt.

Die Ausführungen zum Homeoffice gelten für alle Länder, mit denen ein Sozialversicherungsabkommen besteht.

Sozialversicherungspflicht tritt immer in dem Land ein, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Das gilt auch für Tätigkeiten im Homeoffice. Wenn also ein Beschäftigter in Deutschland eingestellt wird, die Tätigkeit aber ausschließlich im Homeoffice in einem anderen Land ausübt, besteht keine Sozialversicherungspflicht in Deutschland, sondern in dem Land, in dem im Homeoffice gearbeitet wird.

Ausnahmen gibt es, wenn die Beschäftigung befristet ist. Liegen die zeitlichen Grenzen der Befristung innerhalb der Regelungen des jeweiligen Sozialversicherungsabkommens, können Sie den Antrag für die Entsendebescheinigung an die zuständige Stelle für Entsendebescheinigungen richten – in den meisten Fällen die gesetzliche Krankenkasse.

Überschreitet die Befristung die zeitlichen Grenzen oder treffen auf die Homeofficetätigkeit die Regelungen einer Mehrfachbeschäftigung zu, stellen Sie bitte beim GKV-Spitzenverband DVKA einen Antrag auf Ausnahmevereinbarung bzw. Mehrfachbeschäftigung (falls das Sozialversicherungsabkommen Regelungen zur Mehrfachbeschäftigung enthält, z. B. EU-Länder).

Weitere Informationen rund um das Thema Beschäftigung im Ausland finden Sie auf der Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland dvka.de.