Elektronisch unterstützte Betriebs­prüfung (euBP) seit 2023 verpflichtend

Die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) gibt es bereits seit mehreren Jahren und basierte auf Freiweilligkeit. Mit dem Jahreswechsel wird die Teilnahme an der euBP verpflichtend.

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Die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) gibt es bereits seit mehreren Jahren und basierte auf Freiweilligkeit. Mit dem Jahreswechsel wird die Teilnahme an der euBP verpflichtend.

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Ablauf der euBP

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellen Arbeitgeber*innen die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermitteln diese über eine entsprechende Schnittstelle an die Rentenversicherung. Daraufhin wird eine elektronische Annahmequittung ausgestellt. Datenträger sind allerdings nicht zugelassen.

Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Dabei nutzt man das sogenannte eXTra-Verfahren. Das ist ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, welches bereits an anderen Stellen (z. B. bei der Sofortmeldung) innerhalb der Sozialversicherung verwendet wird.

Die Prüfdienste analysieren die ihnen übermittelten Daten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer*innen dennoch ins Haus und kann die Prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit.

Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit Arbeitgeber*in bzw. Steuerberater*in statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüfergebnis wird elektronisch übermittelt. Nach durchgeführter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung müssen die Arbeitgeber*innen allerdings weiterhin selbst vornehmen. Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids über die Betriebsprüfung automatisch gelöscht.

Digitale Unterlagen

Damit Unternehmen ihre Unterlagen rechtzeitig auf das elektronische Verfahren umstellen, müssen sie seit dem 01.01.2022 nicht nur die Abrechnungen, sondern auch die kompletten Entgeltunterlagen in digitaler Form vorhalten. Dazu gehören beispielsweise Erklärungen der Beschäftigten, Bescheide der Einzugsstellen, Immatrikulations- oder Rentenbescheide und vieles mehr.

Für jede Unterlage braucht es insoweit eine eigene Datei (z. B. im PDF-Format). Wo diese abgespeichert wird – lokal oder in der Cloud – bleibt den Arbeitgeber*innen überlassen. Wichtig hierbei: Nur neue Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden. Eine Immatrikulationsbescheinigung aus 2020 beispielsweise muss also nicht nachträglich digitalisiert werden.

Vorteile

Die Vorteile dieses Verfahrens sind offensichtlich: Die Arbeitgeber*innen können die Unterlagen rasch und unkompliziert aus der EDV heraus bereitstellen. Die Prüfer*innen bleiben in der Regel an ihrem Dienstsitz, sodass für die Prüfung weder Räumlichkeiten noch Personal oder Technik erforderlich werden.

Auch für Arbeitnehmer*innen ist die elektronische Prüfung von Vorteil: Sie können ihre Unterlagen in den meisten Fällen elektronisch bei ihrem Arbeitgebenden einreichen. Ist hierfür gesetzlich keine Schriftform gefordert, reicht in der Regel ein lesbares Handy-Foto aus.

Befristete Befreiung auf Antrag möglich

Auf Antrag der Arbeitgeber*innen kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist an keine spezielle Form gebunden. Er wird einfach unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt.

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