Elektronische Patientenakte

Was ist die elektronische Patientenakte?

Ab dem 01.01.2021 kannst du in der elektronischen Patientenakte (ePA) der pronova BKK deine medizinischen Unterlagen digital ablegen und verwalten. Die Nutzung der ePA ist freiwillig und sicher.

Aus der elektronischen Akte kannst du in der Zukunft deinen behandelnden Ärzten oder auch anderen Heilberufen diese Daten zur Verfügung stellen.

Welche Vorteile bietet Dir die elektronische Patientenakte?

Wenn du dich freiwillig für die ePA entscheidest, kannst du einfach und sicher deine Gesundheitsdaten verwalten.

Die ePA verschlüsselt deine Daten sicher und macht sie erstmal nur für dich sichtbar. Es liegt in deiner Hand, welche Daten in deine Akte kommen und mit wem du sie teilen möchtest.

Du kannst folgende Daten in der Zukunft selber ablegen oder von deinen Ärztinnen und Ärzten erhalten:

  • Befunde und Diagnosen,
  • Behandlungsberichte,
  • Medikationspläne,
  • Therapiemaßnahmen,
  • Impfungen,
  • Elektronische Arztbriefe,
  • Notfalldatensätze,

und einige weitere Funktionen werden in den kommenden Jahren integriert.

  • Überzeugt? Du kannst die App einfach kostenlos im App-Store von Apple oder im Google Playstore downloaden und deine persönliche ePA starten.
Fragen und Antworten: Hier findest du die häufigsten Fragen und Antworten zur ePA.
Welche Vision verfolgt die ePA? Wie weit ist die Vernetzung im Gesundheitswesen?

Damit du Daten und Dokumente in deine ePA speichern kannst, müssen auch die Leistungserbringer wie z.B. Arztpraxen oder Krankenhäuser, an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen werden. Mit dem Digitale-Versorgung-Gesetz wurden Apotheken und Krankenhäuser zu einem Anschluss verpflichtet. Arztpraxen ohne eine TI-Anbindung werden in Zukunft sogar sanktioniert und müssen mit einer Honorarkürzung rechnen.

Bitte beachte: Es kann ab dem 01.01.2021 trotzdem passieren, dass die Infrastruktur noch nicht flächendeckend zur Verfügung steht. Das wird sich aber im Laufe der Zeit sicherlich ändern, somit macht ein Download der ePA Sinn, damit du die ersten Funktionen schon einmal kennenlernen kannst.

Welche technischen Vorgaben gibt es für die ePA?

Die Anforderungen an die Telematikinfrastruktur (TI) wird durch das Unternehmen gematik GmbH für alle technischen und funktionalen Themen festgelegt. Zur Umsetzung der gematik-Vorgaben hat sich die pronova BKK entschieden, mit der Entwicklungspartnerschaft der Unternehmensgruppe BITMARCK und RISE zusammenzuarbeiten.

Wer ist die gematik?

Nach der Gründung in 2005, war die Hauptaufgabe die Einführung, Pflege und Weiterentwicklung der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und die notwendige Infrastruktur zu koordinieren. Der Gesellschafterkreis der gematik besteht aus folgenden Institutionen: Mehrheitseigner ist das Bundesministerium für Gesundheit (51 Prozent der Anteile) sowie weitere Institutionen aus dem Gesundheitswesen.

Wer ist die BITMARCK?

Der IT-Dienstleister mit Gesellschafter aus dem Betriebs- und Innungs- und Ersatzkrankenkassen ist seit vielen Jahren unser Anbieter für unsere Kernsoftware im Einsatz. Nach dem europaweiten Ausschreibungsverfahren arbeitet die BITMARCK mit dem Unternehmen RISE zur Entwicklung der elektronischen Patientenakte zusammen.

RISE

Das Unternehmen RISE ist ein Unternehmen aus Österreich und hat seit 2005 Erfahrungen sammeln können, um Arztpraxen und Krankenhäuser in Österreich an eine Infrastruktur anzuschließen.

Weitere Pflichtinformationen gem. § 343 Patientendatenschutzgesetz (PDSG) findest du unter pronovabkk.de/datenschutz.

Welche allgemeinen Informationen kann ich bekommen?

Was ist eine ePA?

Die elektronische Patientenakte ist ein geschützter digitaler Ablageort für deine medizinischen Dokumente. Nur du bestimmst, was in deine Akte hinein- oder hinausgeht und wer darauf zugreifen darf. Deine ePA ist ausschließlich auf deinem Smartphone zu nutzen, damit hast du jederzeit und an jedem Ort Zugriff.

Wie kann ich die ePA bekommen?

Von uns – der pronova BKK. Wenn du Interesse an der ePA hast rufe uns bitte unter der Telefonnummer 0214 32296-4916 an oder nutze unseren Versichertenhelpdesk für die ePA.

Ist die ePA freiwillig?

Ja, du entscheidest, ob du eine ePA haben möchtest Es ist ein freiwilliges Angebot. Sie ist für dich auch kostenfrei.

Welche Kosten entstehen mir?

Die ePA ist ein für dich kostenfreies Angebot.

Kann mein Kind auch eine ePA nutzen?

Ja, auch dein Kind kann eine ePA führen. Wenn dein Kind jünger als 16 Jahre ist, verwaltest du es als sorgeberechtigter Vertreter oder sorgeberechtigte Vertreterin.

Kann man die ePA kündigen?

Du kannst jederzeit deine ePA direkt in der App oder schriftlich kündigen.

Bitte beachte: Deine Daten werden nach einer Frist von sechs Wochen zum Ende des folgenden Monats gekündigt.

Was passiert mit meiner ePA, wenn ich die Kasse wechsle?

Ab dem 01.01.2022 kannst du bei einem Wechsel der Krankenkasse deine Daten der ePA exportieren lassen und zu deiner neuen Krankenkasse mitnehmen. Leider ist es im Jahr 2021 technisch noch nicht möglich.

Wie kann ich mich registrieren?

Alle pronova BKK-Versicherten können sich für eine ePA entscheiden und entsprechend registrieren.

Wie kann ich die ePA nutzen?

Du kannst deine elektronische Patientenakte über die ePA-App der pronova BKK nutzen.

Du kannst die App im App-Store oder im Playstore herunterladen:

App im App-Store herunterladen (iOS-Betriebssystem)

App im Playstore herunterladen (Android-Betriebssystem)

Nach dem Herunterladen musst du dir ein Benutzerkonto anlegen. Du erhältst danach eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Als nächstes verbindest du dein Benutzerkonto mit deinem Gerät, um sicher die Datenablage zu ermöglichen.

Zum Abschluss müssen wir noch deine Identität feststellen, damit garantiert wird, dass nur du Zugriff auf deine Gesundheitsdaten hast. Du kannst den notwendigen Code bei uns in der Geschäftsstelle abholen oder ganz bequem direkt in deine Online-Geschäftsstelle schicken lassen.

Muss ich in der aktuellen Corona-Situation in die Geschäftsstelle?

Nein, wenn du bereits die Online-Geschäftsstelle (OGS) nutzt, bist du bereits identifiziert. Dann kannst du uns direkt über den Versichertenhelpdesk kontaktieren oder du schreibst uns eine E-Mail aus der OGS.

Falls du die OGS noch nicht nutzt, dann melde dich unter pronovabkk.de/service. Nach erfolgreicher Identifizierung in der Online-Geschäftsstelle kannst du dich kontaktlos für die ePA identifizieren.

Gibt es eine Webversion der ePA?

Nein, die elektronische Patientenakte ist nur als App in den Betriebssystemen iOS von Apple und Android von Google verfügbar. Die Apps sind auch nur für Smartphones optimiert, bei der Nutzung auf einem Tablet kann es zur Nutzungseinschränkung kommen.

Kann ich die ePA auch ohne App nutzen?

Ja, du kannst dir eine elektronische Patientenakte einrichten lassen, ohne eine App zu nutzen. Du solltest bedenken, dass du dann nicht von zuhause auf deine Akte und Dokumente zugreifen kannst.

Solltest du dennoch eine ePA ohne App nutzen wollen, so sprich uns bitte über den Versichertenhelpdesk an oder ruf uns unter der Telefonnummer 0214 32296-4916 an. Du bekommst dann eine PIN für deine Gesundheitskarte. Mit deiner Gesundheitskarte und der PIN kannst du dann zukünftig deiner Ärztin oder deinem Arzt direkt in der Praxis Zugang zu deiner ePA gewähren.

Was bringt mir die Gerätebindung?

Die Gerätebindung mit der ePA dient als ein weiterer Sicherheitsfaktor für deine ePA. Es verhindert den Zugriff von Dritten mit Hilfe eines fremden Gerätes auf deine Daten in den ePA.

Wie ist der Datenschutz geregelt?

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Zuständig für die Speicherung und Datenverarbeitung ist die jeweilige Krankenkasse als Anbieter der ePA.

Wer kann meine Daten sehen?

Nur du und diejenigen, denen du dazu eine Berechtigung erteilt hast. Weder der Anbieter (die pronova BKK) noch der Betreiber (der IT-Dienstleister BITMARCK) haben Zugriff auf deine Inhalte.

Wer kann von mir eine Berechtigung erhalten?

Zum Start der ePA in 2021 hast du zwei Dokumentenbereiche: einmal die Dokumente des Versicherten und die Dokumente von Ärztinnen und Ärzten oder anderen Leistungserbringenden. Beachte: in 2021 kannst du nur auf den Dokumentbereich den Zugriff erteilen, das bedeutet alle Dokumente können gelesen werden.

Ab 2022 kannst du dann einzelne Dokumente mit Zugriffberechtigung belegen und genau definieren, welche Ärztin oder Arzt welches Dokument sehen kann.

Wie lange kann ich Berechtigungen erteilen?

Du entscheidest das! Deine Auswahl geht von einem Tag bis zu einer Dauer von 540 Tagen, die Voreinstellung liegt bei sieben Tagen. Du kannst das aber jederzeit verändern.

Wer bestimmt über die Speicherung und Löschung von Daten?

Alle Aktivitäten in deiner Akte werden nur von dir bestimmt und zugelassen. Das bedeutet, dass kein Hochladen, Speichern, Herunterladen oder Löschen von Dokumenten ohne deine Zustimmung erfolgen kann.

Werden die Datenschutzvorgaben überprüft?

Die ePA ist auf Basis der Vorgaben von der gematik GmbH im gesetzlichen Auftrag umgesetzt worden. Bevor die ePA angeboten werden darf, wird sie einem komplexen Zertifizierungsprozess unterzogen. Erst nach einem erfolgreichen Abschluss der Begutachtung darf die Akte angeboten werden. Dies erfolgt in regelmäßigen Schritten immer wieder, besonders nach sicherheitsrelevanten Veränderungen.

Wo stehen die Server der ePA?

Die Standorte der Server sind in Deutschland und unterliegen somit den europäischen Datenschutzbestimmungen.

Kann ein gesetzlicher Vertreter auf meine ePA zugreifen?

Ja, wenn du ebenfalls bei der pronova BKK versichert bist und uns die rechtliche Vertretungsvollmacht nachgewiesen hast. Dann kannst du die Akte für die zu vertretende Person führen. Du hast dann die gleichen Rechte wie die Inhaberin oder der Inhaber.

Wie lange werden die Daten in der ePA gespeichert?

Du kannst im Grunde deine Daten lebenslang in deiner ePA speichern. Gesundheitsdaten kannst du jederzeit löschen, deine persönlichen Daten wie dein Name bleiben dauerhaft in der ePA. Die persönlichen Daten werden erst dann gelöscht, wenn du dich entscheidest die ePA löschen zulassen.

Kann ich meine ePA komplett löschen lassen?

Ja, du kannst dich jederzeit für eine Löschung der gesamten ePA entscheiden. Dann werden alle deine Gesundheitsdaten und persönlichen Daten nach sechs Wochen zum Folgemonat gelöscht.

Welchen Nutzen bietet die ePA mir?

Die elektronische Patientenakte bietet dir in den kommenden Jahren wertvolle Funktionen für dein Gesundheitsmanagement.

Was sind die Ausbaustufen der ePA?
Welche Funktionen kann ich ab Januar 2021 nutzen?

Ab dem 01.01.2021 kannst du Befunde, Arztberichte, Röntgenbilder, Vorsorgeuntersuchungen, einen Medikationsplan, einen Notfalldatensatz und Arztbriefe abspeichern. Du kannst ab diesem Zeitpunkt auch alle Daten und Dokumente mit Ärztinnen und Ärzten oder sonstigen Leistungserbringenden wie Krankenhäuser nach einer Freigabe durch dich zur Verfügung stellen.

Welche Funktionen kann ich ab Januar 2022 nutzen?

Ab dem 01.01.2022 kannst du weitere Gesundheitsdaten in deiner ePA abspeichern, dazu gehören der Impfausweis, der Mutterpass, die Untersuchungshefte für Kinder, das Zahnbonusheft und Übersichten für Krankenkassenleistungen die du in Anspruch genommen hast.

Ab dem Jahr 2022 wird es auch für dich möglich sein, für jedes einzelne Dokument eine separate Leseberechtigungen zu erteilen.

Du kannst dann auch deine eigene ePA durch Dritte, als persönliche Vertreterin oder Vertreter, führen lassen. Das ist besonders bei Pflegebedürftigen von Vorteil, sie können die Vorteile der ePA durch dich dann nutzen. Als letzte Funktionserweiterung in 2022 ist der einfache Datentransfer deiner ePA bei einem Kassenwechsel zu erwähnen.

Welche Funktionen kann ich ab Januar 2023 nutzen?

Ab dem 01.01.2023 kannst du Daten zur pflegerischen Versorgung in die ePA speichern. Auch weitere Leistungserbringende wie Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten können dir dann Unterlagen in deine ePA zur Verfügung stellen. Du kannst ab 2023 auch elektronische Krankschreibungen innerhalb deiner ePA speichern und teilen wie z.B. mit deinem Arbeitgebenden. Zu guter Letzt kannst du deine Daten aus der ePA zu wissenschaftlichen Forschungszwecken zur Verfügung stellen.

Informationen über die Dokumente in der ePA.
Wer kann in meiner ePA Dokumente abspeichern?

In deine ePA kannst du jederzeit Dokumente speichern und verwalten. Ärztinnen und Ärzten, Apotheken und Krankenhäuser, die von dir Zugriffsrechte erhalten haben, dürfen ebenfalls in deine ePA Dokumente einfügen. Sofern deine Ärztin oder dein Arzt keinen Zugang haben oder du den Zugang widerrufen hast, können sie keine Dokumenten abspeichern.

Kann die pronova BKK Dokumente in meine ePA speichern?

Nein, deine Krankenkasse kann derzeit keine Dokumente in deine ePA abspeichern. Ab 2022 ist es geplant, dass deine Krankenkasse deine Abrechnungsdaten in die ePA laden kann. Das wird aber nur möglich sein, wenn du deine Zustimmung gibst. Wichtig: Deine Krankenkasse wird aber weiterhin nicht in deine Dokumente schauen können.

Wie entscheide ich, das eine Ärztin oder ein Arzt in meine ePA Dokumente einstellen darf?

Zuerst entscheidest du, welche Ärztin oder Arzt von dir einen Zugang zu deiner ePA erhalten sollen. Es kann deine Hausärztin oder dein Hausarzt sein, deine Fachärztin oder dein Facharzt sowie deine Zahnärztin oder dein Zahnarzt.

Darüber hinaus entscheidest du, wie lange die ausgewählte Arztpraxis den Zugang erhält, dass kann nur für einen Tag sein oder für bis zu 18 Monate. Der automatisierte Vorschlag wird bei sieben Tagen liegen, diesen Wert kannst du jederzeit ändern.

Welche Dokumente kann ich in der ePA abspeichern?

In deiner ePA kannst du medizinische Dokumente speichern. Das können Laborergebnisse oder Arztberichte sein, die du bei einem Arztbesuch erhalten hast. Deine ePA wird zu Beginn nicht automatisch gefüllt sein.

Welche Dokumente kann meine Ärztin oder mein Arzt in die ePA speichern?

Deine Ärztin oder dein Arzt und Leistungserbringende wie Krankenhäuser oder Apotheken speichern alle Dokumente von dir in die ePA, die für deine Behandlung relevant sind. Das können unter anderem folgende Dokumente sein:

  • Dein Medikationsplan. Darin sind alle deine Medikamente aufgelistet, sofern du mind. drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnimmst.
  • Dein Notfalldatensatz. Darin sind medizinische Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind abgespeichert. Dazu können Informationen über mögliche Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Organspendeerklärungen vorhanden sind.
  • Deine Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen.
  • Elektronische Arztbriefe (sog. eArztbrief). Darin sind wichtige Informationen von deiner Ärztin oder deinem Arzt abgespeichert, die bei einer Weiterbehandlung im Rahmen einer Überweisung relevant sein können.

Sobald es erforderlich ist, muss deine Ärztin oder dein Arzt sowie deine Leistungserbringenden deine Gesundheitsinformationen aktualisieren. Das ist z.B. notwendig, wenn du eine neues verschreibungspflichtiges Medikament erhältst oder eine Diagnose zu deinem Notfalldatensatz hinzugefügt wird.

Du kannst auch immer nachvollziehen, wer und wann auf deine ePA zugriffen hat und eine Veränderung wie das hochladen neuer Dokumenten gemacht hat.

Muss meine Ärztin oder Arzt in die ePA dokumentieren?

Damit du immer einen aktuellen Stand in der ePA hast, ist es wichtig, dass alle Änderungen deines Gesundheitsstatus in der ePA aktualisiert werden. Du solltest deine Ärztin oder deinen Arzt immer regelmäßig bitten, die Dokumente in deiner ePA zu aktualisieren.

Wenn du die ePA heruntergeladen hast und dich erfolgreich registriert hast, ist es sinnvoll, dass du deine Patientengeschichte von deiner Ärztin oder deinem Arzt ausfüllen lässt. Beachte bitte, die Befüllung kann nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt in die Vergangenheit erfolgen, da sind die gesetzlichen Speicher- und Löschfristen für deine Ärztin oder deinen Arzt und maßgeblich.

Damit du über die Aktualität deine ePA immer Gewissheit hast, lohnt es sich regelmäßig die Vollständigkeit und Aktualität zu prüfen.

Was kann ich tun, wenn meine Ärztin oder mein Arzt nicht meine ePA nutzen möchten?

Sollte deine Ärztin oder dein Arzt sich weigern deine ePA zu befüllen, bitten wir dich, direkt die zuständige Kassenärztliche Vereinigung anzusprechen. Die Kontaktdaten stellt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) für dich bereit. Zur Website der Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV)

Muss die Ärztin oder der Arzt persönlich die Unterlagen in die ePA speichern?

Nein, die Ärztin oder der Arzt sind berechtigt die administrative Bearbeitung deiner ePA an ihr Praxispersonal zu delegieren. Gleiches gilt auch bei Krankenhäusern und Apotheken.

Gibt es einen maximalen Speicherplatz oder Dateigröße?

Der Gesamtspeicherplatz der ePA ist unbegrenzt.

Management meiner Daten und Berechtigungen in der ePA.
Kann ich die Dokumente aus einer ePA herunterladen?

Du kannst die Unterlagen aus deiner ePA jederzeit herunterladen. Beachte bitte, dass sie dann aber auch an einem sicheren Platz abgespeichert werden.

Wie kann ich meine Dokumente in der ePA mit meiner Ärztin oder meinem Arzt teilen?

Wenn du deiner Ärztin oder deinem Arzt wichtige Unterlagen für deine weitere Behandlung zur Verfügung stellen möchtest, musst ihnen zuerst ein Zugriffsrecht auf deine ePA erteilen.

Du kannst die Dauer des Zugriffs selbst bestimmen. Wenn es nur für deinen direkt anstehenden Arzttermin ist, kannst du den Zugriff auf einen einen Tag begrenzen. Solltest du länger bei deiner Ärztin oder deinem Arzt in Behandlung sein, so kann ein längerer Zugriff sinnvoll sein.

Wenn du neue Unterlagen in deine ePA speicherst, liegen sie im sogenannten Patientenordner, du musst deiner Ärztin oder deinem Arzt dazu einen Zugriff einrichten.

Wichtig: Du kannst jederzeit den Zugriff widerrufen.

Kann meine Ärztin oder mein Arzt direkt aus meiner ePA Dokumente herunterladen?

Ja, wenn du deiner Ärztin oder deinem Arzt einen Zugriff auf deine ePA bewilligt hast, kann sie/er ein Dokument herunterladen. Sie/er kann dieses Dokument dann auch in das Arztinformationssystem abspeichern. Es bleibt auch dort, wenn du das heruntergeladene Dokument in deiner ePA später löschst.

Beachte: Jede Aktivität von dir oder Dritten wird innerhalb der ePA nachvollziehbar für dich dokumentiert.

Ab wann kann ich meine Daten spenden?

Zum Start der ePA ab dem Januar 2021 steht diese Option noch nicht zur Verfügung. Erst ab dem 01.01.2023 kannst du dich freiwillig für eine Datenspende entscheiden.

Kann ich auch auf eine Spende meiner Daten verzichten? Was muss ich dazu unternehmen?

Du kannst dich freiwillig entscheiden, ob du deine Daten spenden möchtest. Somit musst du nicht aktiv widersprechen.

Du benötigst Unterstützung?

Wir helfen dir gerne! Solltest du weitere Fragen haben, dann kannst du dich an das Versichertenhelpdesk wenden:

  • Unser Chatbot Proni kann dir weitere Fragen beantworten. Du kannst sie über den pronovabkk.de/service/chat inkl. Livechat Funktion nutzen.
  • Rückrufe bzw. Telefonsupport erhälst du in den Servicezeiten 08:00 bis 17:00 Uhr von Montag bis Freitag unter der Nummer 0214 32296-4916.

Elektronische Patientenakte sperren lassen

Du hast dein Handy verloren und deine ePA mit der Gesichtserkennung oder dem Fingerabdruck abgesichert? Dann hast du dich für den Komfortzugriff entschieden (der sogenannte alternative Identitätsnachweis, al.vi). Damit du deine ePA vor unberechtigtem Zugriff schützen kannst, solltest du diesen Komfortzugriff für deine ePA sperren beziehungsweise löschen.

zur ePA-Sperrung

Deine ePA wird nicht gelöscht! Du kannst dich danach mit einem neuen Gerät wieder mit der ePA verbinden.

Elektronische Patientenakte - Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen

Der Schutz deiner Gesundheitsdaten in der elektronischen Patientenakte ist uns sehr wichtig. Hier findest du wichtige Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen für die ePA.

Informationen zur ePA nach § 343 SGB V (0,32 MB)

ePA-Datenschutzerklärung (0,77 MB)

ePA-Nutzungsbedingungen (0,35 MB)

Einwilligungserklärung zur Nutzung der ePA (0,32 MB)

Nutzungsbedingungen zur Nutzung des ePA-IAM (0,36 MB)

Einwilligungserklärung zum ePA-IAM (0,34 MB)

Sperrung des Komfortzugriffes auf der Website der Bitmarck

Die Ombudsstelle der pronova BKK hilft dir weiter

Kann der Versichertenhelpdesk dir bei deinen Anliegen nicht weiterhelfen, dann kannst du dich gerne an die Ombudsstelle der pronova BKK wenden. Die Ombudsstelle berät dich bei allen Fragen und Problemen rund um die Nutzung der ePA. Sie informiert dich insbesondere bei Fragen der Beantragung oder Anprüchen der Nutzerinnen und Nutzer. Du erreichst die Ombudsstelle per E-Mail: epa-ombudsstelle@pronovabkk.de.

Kontaktformular - Was können wir für dich tun?
Du hast Anregungen, Wünsche oder weitere Fragen? Dann fülle unser Kontaktformular aus oder sende uns eine E-Mail an service@pronovabkk.de.